Надежный контроль над финансовыми показателями вашей компании является важной частью ведения бизнеса. Это включает в себя управление не только наличными деньгами компании, но и ее долгом. Хотя есть несколько способов сделать это, одним из наиболее эффективных является использование системы дебетового и кредитного учета. Вы понимаете значение дебета и кредита? Что еще более важно, понимаете ли вы различия между этими двумя терминами в отношении вашего бизнеса и чем они отличаются от того, что вы привыкли как потребитель?
Если вы немного не понимаете различий между кредитом и дебетом, вы не одиноки. Тем не менее, чем больше вы понимаете о кредитах и дебетах, тем лучше вы понимаете, как ваш бизнес тратит свои деньги. Если вы хотите по-настоящему разобраться с финансовыми показателями своей компании, но не уверены в этом, лучше всего начать с определения дебета и кредита.
Что такое дебет?
Дебеты - это транзакции, которые ваш бизнес совершает и которые стоят денег. Это может показаться простым, но это более сложная тема, чем некоторые думают. В деловом мире существует множество видов дебетов, и если их запутать, это может испортить ваши книги, если вы не будете осторожны. К счастью, есть простой способ запомнить наиболее распространенные типы дебетов, поэтому вы не столкнетесь с этой проблемой.
Если вам сложно отследить, что такое дебет, подумайте над словом DEAL. Вы можете использовать это, чтобы помнить, что все дебеты являются ничьями, расходами, активами или потерями. В этом случае «ничья» - это снятие наличных или любые другие неучтенные наличные деньги, которые выходят из вашего бизнеса. «Расходы» - это операционные расходы, включая такие расходы, как коммунальные услуги и заработная плата. «Активы» означают деньги, потраченные на приобретение физических активов, оборудования или недвижимости. «Потери» - это то, на что они похожи, инвестиции, которые идут на юг, или другие ситуации, которые заставляют компанию терять деньги.
По сути, любые деньги, выходящие из вашей компании, являются дебетом. Если вы хотите убедиться, вы можете использовать эту мнемонику для проверки. Вы можете легко вспомнить, что деньги, снятые с мелкой наличности, являются дебетом, как и деньги, потраченные на новый принтер, новое офисное помещение или приобретение других активов. Заработная плата, налоги и другие деловые расходы также считаются дебетами, так же как и деньги, потерянные, когда крупный бизнес падает.
Так что, если на ваш бизнес уходят деньги с дебетов, то что это делает?
Что такое кредит?
Как потребитель, вы можете думать о кредите как об обеспеченной или необеспеченной линии долга, под которую вы заимствуете; они чаще всего встречаются в кредитных картах и других кредитных линиях. Однако определение кредита в бухгалтерском учете отличается. Когда вы говорите о финансовых результатах вашей компании, кредит - это хорошая вещь; это деньги, которые приходят в вашу компанию, подобно тому, как дебет - это деньги, которые уходят из вашей компании.
Как и в случае определения дебета, существует полезная мнемоника для отслеживания того, что представляет собой кредит в мире бизнеса: ДЕВОЧКИ. G означает «выгоды», которые представляют собой увеличение цены акций компании. I означает «доход», то есть деньги, поступающие в вашу компанию, которые не считаются прибылью или доходом. Это также означает, что R означает «доход», то есть деньги, заработанные продажами или услугами. L относится к «обязательствам», которые являются доходом, полученным от ссуды или другого долга от внешнего источника. S означает «акционерный капитал», то есть деньги, вложенные акционерами в компанию посредством инвестиций.
Точно так же, как дебеты - это все деньги, уходящие с вашего бизнеса, кредиты - это все деньги, поступающие. Если вы не уверены, примените мнемонику и посмотрите, соответствует ли деньги одной из категорий кредита. Доход от продажи нового продукта? Проверьте. Новый кредит для расширения вашего бизнеса? Проверьте. Увеличиваются ли вложения в акционерный капитал, что приводит к увеличению вашей общей цены акций? Это проверка в двух разных категориях.
Итак, теперь, когда вы выяснили, что такое дебеты и кредиты, для чего их должен использовать ваш бизнес?
Когда предприятия используют дебет против кредита
Использование дебетовых и кредитных записей является частью метода, известного как учет с двойной записью. Разделив входящие и исходящие средства, легче понять, что происходит в бухгалтерской книге. Дебеты отражаются в одном столбце на листе бухгалтерской книги, а кредиты перечисляются в отдельном столбце рядом с дебетовым столбцом. Эта структура из двух столбцов позволяет сразу увидеть, когда деньги уходят из вашей компании и когда они поступают.
В системе двойного ввода каждая транзакция указывается отдельно в отдельной строке. Если транзакция представляет дебет, сумма транзакции записывается в столбце дебет для этой строки. Если он представляет собой кредит, сумма транзакции записывается в столбце кредита. Ни в одной записи не должно быть чего-то написанного в обеих колонках; если транзакция каким-либо образом приведет к дебету и кредиту, два аспекта транзакции должны быть записаны в отдельных строках, чтобы дебет и кредит были записаны самостоятельно.
Общая сумма кредитов и дебетов в вашей бухгалтерской книге рассчитывается отдельно. Это не только помогает избежать математических ошибок, которые могут возникнуть при попытке объединить отдельные кредиты и дебеты в одну общую сумму, но также позволяет легко увидеть, сколько всего денег входит и выходит.
Как только у вас есть итоги для ваших дебетов и кредитов, рассчитайте общий капитал вашей компании, вычтя дебетовую сумму из вашей кредитной суммы. Если у вас больше дебетов, чем кредитов, вы получите отрицательный капитал, который требует дополнительных средств для покрытия; это может означать ликвидацию некоторых активов, получение дополнительной задолженности или привлечение средств из сбережений или других инвестиций компании. Однако, если у вас больше кредитов, чем дебетов, у вас есть дополнительные средства для расширения, финансирования покупки новых активов или новых инвестиций в будущее вашей компании.
Что означает кредит-нота?
Одна вещь, о которой важно узнать, имея дело с темой деловых дебетов и кредитов, является кредитной запиской. Вы можете думать об этом как об обратном счете. Кредитная записка выдается вашему бизнесу продавцом или кем-либо в аналогичном положении, когда они выдают вам кредит. Это может быть результатом поврежденного товара, который должен быть возвращен поставщику, или неудовлетворительного обращения в сервисную службу, но это только примеры случаев, когда может быть выдана кредит-нота.
Сама кредит-нота является квитанцией, в которой указана причина выдачи кредита и кто санкционировал кредит. Кредиты, связанные с кредитными нотами, часто бывают в форме «кредитования магазина» или аналогичных кредитных структур, что дает вашему бизнесу определенную сумму предоплаченного кредита поставщику или поставщику услуг при следующем заказе или звонке. Кредитная нота служит документацией для этой предоплаченной суммы и используется вашим бухгалтерским отделом для записи транзакции в качестве кредита в вашей бухгалтерской книге. Как только вы размещаете заказ, делаете сервисный звонок или иным образом используете кредит, в вашей бухгалтерской книге записывается дебет для обозначения транзакции, которая использует кредит, указанный в примечании.
Стоит отметить, что дебетовые векселя также существуют и действуют противоположным образом в отношении кредитных векселей. Если бизнес выдает вам дебетовую записку, это относится к проблеме возврата или обслуживания, которая возникла у вас в вашей компании. Чтобы оплатить дебетовую банкноту, вы должны либо обработать возврат денег, либо выдать предоплаченный кредит на сумму банкноты. Конечно, в ситуации, когда кто-то недоволен товаром или услугой, предоставляемой вашей компанией, более вероятно, что вы предоставите кредитную записку вместо того, чтобы этот человек составлял дебетовую записку. В результате кредитные ноты встречаются гораздо чаще и с большей вероятностью будут использоваться в ходе ваших деловых операций.
Деловые кредитные соображения
Концепция кредитов по отношению к дебетам является важной для бухгалтерского учета. К сожалению, это иногда приводит к некоторой путанице для тех, кто не знаком с бухгалтерским учетом двойной записи. Из-за различных значений, связанных со словом «кредит», важно рассмотреть тему кредитных линий и других форм кредитования, предоставляемых также предприятиям. Это не только дает вам необходимую информацию, если вас попросят провести различие между ними, но и обязательства по-прежнему считаются кредитом в бухгалтерском учете с двойной записью.
Деловые кредитные карты и кредитные линии похожи на то, что вы знакомы с потребительской стороны, но они выдаются самому бизнесу, а не частному лицу. Если ваш бизнес является относительно новым, вам может потребоваться предоставить личную информацию и пройти проверку кредитоспособности, чтобы получить кредит для бизнеса, поскольку большинство кредиторов не желают выдавать кредит бизнесу, который не имеет реальной истории. В этом случае они используют кредитоспособность владельца как способ установить кредит. Это создает личную ответственность для вас, но иногда этого нельзя избежать. По мере того, как ваш бизнес станет более устойчивым и будет вести бизнес с одним или несколькими банками, он повысит свою кредитоспособность. В этот момент вы можете подать заявку на корпоративные кредитные карты и другие кредитные продукты, выпущенные исключительно на основании деловой репутации и ее активов.
Крайне важно, чтобы эти кредитные продукты регистрировались как кредиты в вашей бухгалтерской книге, даже если они фактически представляют долг. Они увеличивают покупательную способность вашей компании и, следовательно, рассматриваются в бухгалтерской книге как в той же сумме, что и наличные деньги. Покупки, совершенные с использованием кредитных продуктов, конечно же, по-прежнему отражаются как дебеты, а уменьшение доступного кредита отражается в бухгалтерской книге в результате того, что дебет уменьшил ваш общий доступный капитал (который включал сумму вашей кредитной линии при добавлении). эта сумма в кредит.)
Ежемесячные платежи по вашим кредитным линиям будут добавляться в качестве расходов при поступлении счетов, что приведет к дальнейшему снижению капитала при выполнении платежей по ним. Обратите внимание, что вы не добавляете платеж обратно в капитал после его обработки, даже если ваш доступный кредит увеличился. Даже при том, что у вас есть больше доступных кредитов, у вас все еще остается меньше наличных денег, потому что вы должны были сделать платеж в первую очередь. Это позволяет сбалансировать ваш капитал при погашении кредитных линий, так как для каждого платежа потребуются реальные денежные средства в кассе. Вы не добавите кредитные линии обратно в качестве кредита ГК, если ваша компания не откроет новую линию.
