Один из самых надежных способов определить, насколько успешен бизнес, - использовать отчет о посещении. Ваши внешние операции работают так, как должны? Готово ли ваше дошкольное учреждение или учреждение по уходу за здоровьем и готовы к лицензированию? Составляя подробный отчет о посещении, вы можете определить, достигаются ли самые разнообразные бизнес-цели. Отчеты о посещениях, иногда называемые отчетами о поездках, являются отличным способом узнать, соблюдаются ли ваши бизнес-стандарты на месте так, как вы планировали.
Форматировать отчет
Отчеты о посещении являются деловыми документами. В зависимости от организации или отрасли отчет может соответствовать формату меморандума или бизнес-шаблона. Как правило, выбирайте формат напоминания, если отчет о посещении направляется группе внутренних руководителей. Выберите более официальный шаблон бизнес-отчета, если отчет о посещении будет предоставлен внешним источникам. Используйте стандартное бизнес-форматирование, включающее шрифты профессионального типа, такие как Times New Roman или Arial. Поддерживать 1-дюймовые поля.
Сформулируйте цели
Объясните причину визита. Цели включают в себя частоту посещения, а также основные показатели или области обзора. Например, посещение может быть первым в серии из четырех, проведенной в течение года, для обзора реализации новых политик или показателей производства. Четко укажите, что вы искали во время посещения, включая предыдущие посещения, рекомендации или планы действий.
Пример:
Этот отчет предназначен для определения того, соответствует ли школа Plainview всем требованиям лицензирования для дневного ухода после школы.
Обсудить отзывы и ключевые идеи
Обратите внимание на личность ключевых лиц, опрошенных во время визита. Посещения могут включать встречи с ключевыми руководителями персонала, такими как менеджеры или директора по операциям. Также общепринятой практикой является встреча с сотрудниками более низкого уровня, которые более знакомы с операционными процессами.
Пример:
Среди опрошенных были Сара Уинтерс, директор школы, школьная медсестра Эмили Торн, Рик Марден, учитель начальных классов и Кэрол Хэтэуэй, диетолог и диетолог.
Обсудите ключевые отзывы, предоставленные руководством и персоналом. Не обязательно цитировать опрошенных, но вместо этого искать ключевые идеи и общие проблемы. Включите любые стандартизированные опросы, которые были использованы, или конкретную серию вопросов, заданных во время визита.
Перечислите ключевые идеи и наблюдения
Наблюдения основаны на том, что лично видели, а не на основе интервью. Например, посетители могут визуально заметить, что в операции слишком много работников, которые не заняты. Все от чистоты до общей организации подлежит наблюдению. Включите эти идеи в отчет о посещении.
Пример:
Во время полуденного визита на обед предлагались овощи и фрукты, но не было альтернативы для людей с особыми диетическими потребностями.
Резюмируйте выводы
Определите, соответствует ли организация целям, на основе предоставленных отзывов и наблюдений. Используйте детали и количественную информацию, где это возможно, чтобы поддержать выводы. Например, если цель посещения новой фабрики состоит в том, чтобы определить, было ли в первом квартале укомплектовано 60 процентов персонала, укажите текущие данные о кадровых ресурсах с текучестью кадров, текущие усилия по подбору персонала и отделы, в которых имеются недостатки.
Обеспечить будущие планы действий
Укажите, когда запланированы будущие посещения, если таковые имеются, и являются ли они предопределенными или результатом недавнего посещения. Например, это может быть третий ежегодный визит по квартальному графику. Предоставить рекомендации по улучшению. Если определенные планы действий определены, изложите их подробно. Это обеспечивает показатель успеха для следующего посещения.
