При посещении промышленной площадки всегда много работы, особенно если итоги деятельности компании зависят от отчета, который вы передадите корпоративным лидерам после посещения. Легкая часть вашей работы будет заключаться в том, чтобы сотрудники завода проводили вас в офисы и рабочие места, которые вы должны оценить. Самое сложное в том, чтобы убедиться, что тур, который вы совершаете, и сделанные презентации дают точное представление о том, что вам нужно для исследования и оценки. После завершения оценки составьте отчет о посещении предприятия, чтобы подвести итоги.
Знать закон
Важно отметить, что отчет о посещении предприятия не обязательно является юридическим требованием, а скорее состоит из информации, которую добровольно собирают некоторые работодатели для оценки программ безопасности и управления рисками компании. Это не требование федерального Закона о безопасности и гигиене труда 1970 года, известного как OSHA. Тем не менее, каждый штат имеет свои собственные требования в соответствии с OSHA, поэтому не забудьте знать правила, которые применяются к вашей организации. Отчет о посещении предприятия может быть полезен при представлении информации о безопасности и управлении рисками потенциальным страховщикам, а также помогает организации определить способы улучшения мер безопасности для сотрудников.
Будьте внимательны и делайте заметки
Чтобы составить высококачественный отчет о посещении промышленных предприятий, важно использовать несколько методов сбора информации: иметь при себе блокнот и ручку или цифровое устройство, чтобы делать заметки по темам, которые вам поручено собрать. Отслеживайте наблюдения и собирайте раздаточные материалы, полученные от вашего хозяина. Подумайте о своем посещении и запишите заметки в конце рабочего дня. Это будет особенно важно для посещений промышленных площадок, которые длятся несколько дней.
Задавать вопросы
Не стесняйтесь задавать вопросы и искать подробные ответы, сохраняя при необходимости дополнительную информацию. Запросите подтверждающие документы и следите за подробностями. Обратите внимание на дату или даты вашего визита, филиал и местонахождение, количество сотрудников и площадь здания. Также полезно приложить карту посещенных мест. Обратите внимание на различные отделы, количество сотрудников в каждом отделе и имена тех, с кем вы говорите.
Знать, что включать
Начните отчет о промышленном посещении, указав цели своего визита, и проследите за каждым достигнутым замечанием о том, была ли достигнута цель. Конкретные детали, связанные с целями, также полезны. Включите как можно больше подробностей об инспекциях, методах работы и безопасности, а также о множестве других элементов, уникальных для промышленной площадки, которую вы посещаете. Оборудование для обеспечения безопасности на месте и другие функции, которые обеспечивают безопасность сотрудников (и клиентов, если применимо), должны быть отмечены.
Сводная документация по мерам безопасности
Ваш отчет должен включать информацию, касающуюся политики, отделов и процедур, ответственных за обеспечение безопасности. Просмотрите и включите резюме журналов безопасности, которые часто включают записи о техобслуживании транспортных средств, проверки на наркотики и журналы безопасности OSHA. Информация о компенсации работника также может быть включена. Полезно подготовить глоссарий или указатель, в котором будут отслеживаться вложения, полученные во время вашего посещения, которыми вы должны поделиться. Также составьте одностраничное резюме, в котором собрана наиболее важная информация в вашем отчете. Разместите его в начале презентационного материала, чтобы те, кому требуется обзор вашего визита, могли быстро получить то, что им нужно, с этой страницы.
Давать рекомендации
Ваш отчет должен также включать выводы и рекомендации, основанные на ваших наблюдениях во время посещения. Будьте честны, объективны и лаконичны в их создании. Будьте осторожны при включении конфиденциальной информации, которая попала вам в результате нахождения на сайте. Ваши рекомендации по усиленным мерам безопасности, возможно, являются одной из самых важных частей отчета. Если компания не проводит регулярные тренинги по технике безопасности и не обновляет информацию о передовых практиках, обратите внимание, как это может быть включено в культуру компании. Рекомендации могут быть как проактивными, так и реагирующими, особенно при демонстрации того, как компания и ее сотрудники должны реагировать в чрезвычайной ситуации на рабочем месте. Также должны быть предприняты усилия по обеспечению готовности к стихийным бедствиям.
Будьте вашим собственным редактором
После того, как вы скомпилировали свои заметки и написали отчет, убедитесь, что он соответствует требованиям, установленным политикой компании с точки зрения объема и требуемого содержания. Если это не было изложено для вас, подготовьте пятистраничный отчет с дополнительными приложениями. Убедитесь, что страницы отчета пронумерованы. Добавление заголовков, маркеров и подзаголовков помогает упорядочить контент и повысить удобочитаемость. Перепроверьте факты в своих заметках на месте. Конечно, всегда запускайте проверку орфографии, а затем дайте отчету повторное прочтение, чтобы отследить любые ошибки. И что самое важное, незамедлительно представьте отчет промышленной площадки.
