Когда вы покидаете голосовую почту, важно представлять себя профессионально. Если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез, вы должны знать, как правильно оставить сообщение, что сказать и как закончить свое сообщение.
Как оставить голосовую почту
Вы, вероятно, оставляете сообщение с запросом обратного вызова, поэтому способ представления себя по телефону повлияет на вероятность того, что человек перезвонит. Убедитесь, что вы знаете, что вы собираетесь сказать, прежде чем даже сделать телефонный звонок. Начните с произнесения вашего имени и названия вашей компании или компании, из которой вы звоните. Убедитесь, что вы набрали свой номер телефона дважды, чтобы у получателя было достаточно времени, чтобы записать номер.
Если у вас есть уникальное имя, пишите его по буквам, так как вы даете свой номер телефона в первый раз. Даже если вы нервничаете, говорите медленно, как будто записываете информацию. Быстрый разговор может сбить с толку человека, с которым вы пытаетесь связаться. Длина голосовой почты не должна превышать 30–45 секунд. Получите прямо к точке вашего звонка.
Практикуйте профессионализм, заканчивая телефонное сообщение
Хотя хорошо бы добраться до точки телефонного сообщения, вы никогда не захотите просто сказать свое имя, номер и сказать человеку перезвонить. Там должно быть больше информации. Вы должны кратко описать, почему вы звоните. После того, как вы оставите свою информацию, вы можете сообщить человеку, в какое время вы будете доступны, но также и дать ему знать, что он может позвонить по своему усмотрению.
Оставьте свой номер в конце сообщения, запрашивая звонок, а также указав, что вы попробуете снова завтра. Ничто не показывает большую преданность, чем попытка снова.
Всегда заканчивайте благодарностью, например, говоря спасибо. Другой способ, которым вы могли бы завершить вызов, - сказать ему, что вы знаете, что он занят, но вы бы хотели перезвонить. Какой бы способ вы ни выбрали, чтобы закончить голосовую почту, убедитесь, что вы улыбаетесь, когда говорите это. У нахмурившегося рта другой звук, чем у улыбающегося рта. Люди могут почувствовать, если кто-то счастлив и улыбается на другой линии, поэтому улыбайтесь, если хотите увеличить вероятность обратного вызова.
Как закончить приветствие голосовой почты
Настраивая приветствие голосовой почты для сообщения голосовой почты, закрытой в офисе, избегайте перезагруженных фраз, таких как «Ваш звонок важен для меня». Начните свое приветствие, принося извинения за то, что вы пропустили их звонок, укажите примерный интервал времени, когда звонящие могут ожидать обратного вызова и что-либо еще, что им важно знать. Ваше приветствие должно быть коротким и точным, чтобы ваши абоненты с большей вероятностью могли оставить сообщение. Среднее приветствие должно быть около 25 секунд.
Примером приветствия голосовой почты может быть: «Привет, Вы достигли (название компании). Извините, я пропустил ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя и лучший номер телефона, по которому вы можете связаться. Я свяжусь с вами в течение 24 часа. Спасибо."
