Не существует жестких правил при написании нескольких человек, входящих в совет директоров, что означает, что у вас есть несколько вариантов обращения к вашему письму. Как правило, вы готовите одно письмо, когда доска настолько велика, что обращаться к каждому директору в отдельности становится затруднительно. Для небольших досок вы можете написать отдельное письмо для каждого человека и использовать обозначение «точная копия» для ссылки на других получателей.
При записи на большую доску
Если в состав совета входят пять или более человек - это число является руководством, а не правилом, обычно готовится одно письмо, адресованное совету как группе и отправленное по почте компании, которой они управляют. Вот пример:
Совет директоров
ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Калифорния 94105
Ваше приветствие должно гласить «Уважаемые члены Совета директоров» или «Уважаемые члены Совета:», за которым следует двоеточие, а не запятая. Если вы являетесь владельцем бизнеса или другим членом совета директоров, допустимо использовать неофициальное приветствие «Дорогой совет» или «Дорогие все»:
Использование блока распространения
Поскольку многие советы встречаются нечасто, возможно, раз в месяц или около того, вы можете отправить копию письма группы каждому отдельному члену совета по месту жительства или постоянного места работы. Это гарантирует, что ваше письмо прочитано и на него можно будет воздействовать до следующего заседания совета директоров. Для этого напишите в конце письма распределительный блок с указанием имени и адреса каждого члена правления. Распечатайте несколько копий письма и отправьте копию каждому человеку в списке рассылки.
При записи на небольшую доску
При обращении к небольшому совету директоров - например, с тремя или четырьмя директорами - вы должны перечислить каждого получателя по имени. Ваш адресный блок теперь выглядит примерно так:
Г-жа Робин Бёрч, председатель
Г-н Джек Хаслам, директор
Доктор Оливия Блоуер, директор
Совет директоров ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Калифорния 94105
Ваше приветствие должно затем перечислить имена директоров в том же порядке, что и адресный блок: «Уважаемые мисс Берч, мистер Хаслам и доктор Блоуер:« Хорошо использовать имена, если вы хорошо знаете получателей, и это ваше обычное дело. Режим общения. Этикет требует, чтобы вы отправляли отдельное письмо каждому человеку, поэтому распечатайте и подпишите оригинальную копию письма и конверт для каждого получателя.
Использование обозначения CC
Если члены правления расположены по разным адресам, имеет смысл написать отдельное письмо каждому получателю. Здесь вы должны использовать нотацию «вежливая копия» или «точная копия», чтобы каждый получатель знал, кто еще получил письмо. Сделайте это, добавив буквы «cc:», за которыми следуют имена других получателей, внизу письма, сразу под вашей подписью и напечатанным именем. Вот пример форматирования:
Г-жа Робин Бёрч, председатель
Совет директоров ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Калифорния 94105
Уважаемая мисс Берч!
Письмо
С уважением, Ваше имя
CC: г-н Джек Хаслам, доктор Оливия Блауэр
Вы бы обратились со вторым письмом к «Мистеру Джеку Хасламу», адресованному «Мисс Робин Бёрч и доктору Оливии Блауэр», и так далее. Рекомендуется вычитать все копии, чтобы убедиться, что вы указали правильные имена получателей и вежливых копий.
