Письма с декларациями, от коридоров и высших учебных заведений до залов корпоративной Америки, служат множеству целей в сфере коммуникации. Как следует из названия, в письме что-то объявляется. Это также может рассматриваться как констатация факта, объявление или разъяснение. Иногда проблема в споре или деньги или репутация под угрозой. По какой бы причине вы не писали письмо-заявление для своей организации, придерживайтесь разумного и логичного тона, сохраняйте свою направленность и сохраняйте письмо кратким и лаконичным.
Укажите цель письма-декларации
Укажите свою цель в письменной форме. Например, скажем, что вы пишете письмо-заявление своим сотрудникам, чтобы объявить о запуске нового продукта или услуги. Не теряя времени на то, чтобы перейти к сути: «Я пишу, чтобы объявить, что после четырех лет интенсивных исследований и разработок, ABC Vitamin Company запустит новую пищеварительную добавку под названием Quell 17 февраля».
Заполните детали
Предоставьте другие соответствующие детали декларации. В этом примере вы можете указать, сколько будет стоить добавка и где она будет продаваться.
Расписание времени для ответов на вопросы
Предвидеть потребности вашей аудитории - в данном случае, ваших сотрудников. Они захотят узнать, как декларация - запуск продукта - влияет на них. Вместо того, чтобы докучать ваше письмо с деталями, вы можете созвать собрание, чтобы представить продукт и ответить на вопросы. Укажите время и дату такой встречи в своем письме и укажите, является ли посещение факультативным или обязательным.
Закрыть заявление
Закройте свою декларацию на ловкой ноте, принимая во внимание вашу корпоративную культуру и текущую динамику. Возможно, вы захотите указать вперед, предоставив прогноз того, что декларация - запуск продукта - может означать для вашей компании. Вы можете сделать призыв к действию или предпринять шаги, которые вы ожидаете от сотрудников в связи с объявлением. Или, если вы чувствуете сопротивление на горизонте, выразите надежду, что ваша организация соберется вместе, чтобы сделать источник декларации успешным.
Завершите работу, поблагодарив получателей за уделенное время. Направляйте промежуточные вопросы их непосредственному руководителю или, еще лучше, непосредственно вам, чтобы поддерживать дух сотрудничества.
Тщательно вычитайте
Заявление о заинтересованности часто становится частью истории компании и может быть размещено на веб-сайте для просмотра посторонними лицами. Как таковой, он должен быть источником гордости и решимости. Дайте себе время на то, чтобы вычитать, редактировать и редактировать ваше заявление. Попросите доверенного коллегу или доверенное лицо пересмотреть ваше письмо и предложить свои комментарии и конструктивную критику. Сделайте свое заявление примером, чтобы вдохновить других.
