Современные предприятия могут сегментировать обмен сообщениями, ориентируясь на небольшие группы клиентов, или мгновенно доставлять новости крупным разбросанным сотрудникам. Однако эти возможности не сделали деловое общение менее сложным, чем раньше. В то время как организации быстро осознают последствия неспособности эффективно общаться с клиентами и внешними заинтересованными сторонами, неэффективные внутренние коммуникации могут быть сложнее обнаружить пока не поздно
Проблемы с предпочтениями
Сотрудникам может быть трудно согласовать свои предпочтения в общении с предпочтениями своих коллег. Например, пожилой работник может предпочесть общаться по телефону, в то время как его младший коллега использует электронные средства связи. Если младший работник отвечает на сообщение голосовой почты по электронной почте вместо ответа на звонок, пожилой работник может чувствовать себя неуважительно, Лучше всего использовать метод, который предпочитает ваш коллега. Если ваш контакт в ИТ-отделе всегда быстро отвечает на ваши электронные письма, но для ответа на телефонный звонок требуется много времени, то переадресация ваших вопросов в электронной форме является более эффективным решением.
Плохие новости
Сказать своему боссу, что вы только что потеряли ключевую учетную запись, нелегко для большинства. Также нелегко передать новость давнему продавцу о том, что вы переключаете свой бизнес на ее конкурента. Роберт Бис, профессор Джорджтаунской школы бизнеса McDonough, отмечает, что это часто заставляет людей откладывать рассказ другой стороны о плохих новостях.
Вместо этого Bies предлагает многостороннюю коммуникационную стратегию для преодоления этих проблем. Подготовьте заинтересованные стороны к плохим новостям заранее, Доставляйте новости быстро и честно, а затем смягчайте их с помощью возможных решений и любых явных серебряных накладок. Например, вы можете сказать, что у вас есть несколько соображений, чтобы заменить потерянный бизнес, который потребует меньше командировок для вашего отдела продаж
подсказки
-
Некоторые сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, общаясь откровенно со своими руководителями из-за своего положения в компании или своего прошлого. Женщины, в частности, могут бороться с этим, считает эксперт по лингвистике Дебора Таннен.
Слишком много или недостаточно
Сколько информации распространять среди сотрудников и внешних заинтересованных сторон - постоянная проблема для менеджеров. Страшные новости, такие как реорганизация, могут привести к сильным реакциям, если они кажутся неожиданными. Оповещение людей на встречах один на один или на небольших встречах может сообщить лидеру, кто, скорее всего, будет возражать против новостей, и каковы их причины.
С другой стороны, менеджер также может предоставить слишком много информации если вывод к сообщению является расплывчатым или открытым. Объявляя, что увольнения может например, появление в ближайшем будущем может вызвать беспокойство и может стать причиной того, что ключевые сотрудники попытаются устроиться на другую работу. Это также может снизить производительность офиса, если сотрудники тратят свое время на сплетни и работают над своим резюме.
Неформальные коммуникации могут оказаться дорогостоящими
В отличие от болтовни на рабочем месте, электронные сообщения оставляют письменный отчет о том, что произошло. Быстрое электронное письмо может подвести итог разговора и предоставить ценное подтверждение в случае возникновения вопросов позже. Тем не мение, ведение записей трафика электронной почты, программного обеспечения для чата и других неформальных электронных разговоров на рабочем месте может быть головной болью для тех, кто в ИТ - не говоря уже о юридической команде. Бесцеремонные разговоры могут оказаться дорогостоящими. Например, министерство юстиции США использовало комментарии в чате, чтобы помочь в своих манипуляциях с валютой в отношении таких крупных банков, как UBS, Citigroup и J.P. Morgan Chase.
Управление проектом
Отчет Института управления проектами за 2013 год показал, что на каждый миллиард долларов, потраченных на проекты, 75 миллионов долларов подвергаются риску исключительно из-за неэффективных коммуникаций. Пробелы могут возникать, когда не все заинтересованные стороны одинаково понимают преимущества проекта или когда язык, используемый для доставки сообщений, неясен. PMI предлагает вам адаптировать ваши коммуникации для удовлетворения потребностей каждой группы заинтересованных сторон, Например, проектное предложение по редизайну веб-сайта может быть сосредоточено на преимуществах высокого уровня, когда вы встречаетесь с руководителями высшего звена компании. Он будет использовать более технический язык и конкретные данные, когда он будет представлен людям, которые должны будут выполнить работу.
