Бухгалтерский учет важен для бизнеса как способ документировать финансовую деятельность и учиться на цифрах. Вашему бизнесу необходим базовый учет, чтобы отчитываться о доходах в налоговых формах и отслеживать поступление и снятие средств с ваших банковских счетов. Но бухгалтерская информация также дает ценную информацию об операциях, показывает тенденции и возможности, которые могут помочь сделать вашу компанию более прибыльной. Агентства налоговой отчетности требуют от вас вести книги на минимальном уровне, который отслеживает доходы и расходы. Но если у вас есть желание и заинтересованность, вы можете вывести свои учетные процессы на совершенно другой уровень и использовать их для создания более разумного и более финансово жизнеспособного бизнеса.
Типы бухгалтерского учета нуждаются предприятиям
Отслеживание доходов и расходов: Ваш бизнес обязан заполнять налоговые формы на основе как валового дохода, так и чистого дохода. Государственные и местные акцизы рассчитываются как процент от выручки. Городские, штатные и федеральные подоходные налоги основаны на вашей чистой прибыли после вычета вычитаемых расходов из валового дохода. Чтобы правильно рассчитать эти суммы, ваш бизнес должен отслеживать и подсчитывать валовые поступления в качестве основы для показателей выручки и суммировать все расходы в качестве основы для вычетов из бизнеса. При составлении отчета о валовом доходе вам необходимо разбить ваш доход на такие категории, как оптовая и розничная торговля. При расчете чистой прибыли по налогу на прибыль вам нужно будет также разделить расходы на категории, такие как материалы, заработная плата, аренда, коммунальные услуги и расходы на авто.
Расчет заработной платы: Помимо расчета суммы, которую должен платить каждый работник, исходя из заработной платы или заработной платы и отработанных часов, ваш бизнес также должен удерживать и платить налоги на социальное обеспечение, медицинскую помощь и подоходный налог, которые должны уплачивать ваши сотрудники, а также соответствующие взносы работодателя для социального обеспечения и медицинской помощи. Вам также нужно будет оплатить страхование по безработице и промышленное страхование в фонды вашего штата в зависимости от того, сколько работают ваши сотрудники и сколько они зарабатывают. Вашему бизнесу понадобится комплексная и современная система учета заработной платы, чтобы отслеживать эти цифры и платить все налоги на заработную плату и подавать все налоговые отчеты по заработной плате, когда они должны быть выполнены.
Учет денежных потоков: Ваша система бухгалтерского учета также должна включать инструменты для отслеживания наличия и потребности в наличных деньгах. Если вы используете систему бухгалтерского учета на кассовой основе, ваши еженедельные и ежемесячные данные дадут вам достаточно хорошее представление о том, сколько вы получаете и уходите. Если вы используете систему учета по методу начисления, вы можете зарегистрировать продажу как выручку до того, как вы фактически заплатили за нее, поэтому вам нужен другой способ контроля наличия наличных денег. Независимо от того, используете ли вы систему денежных средств или метод начисления, ваш денежный поток также может напрямую не соотноситься с указанными вами доходами и расходами, если вы возвращаете кредиты или амортизируете оборудование, которое уже купили.
Баланс листов: Баланс представляет собой снимок вашей финансовой картины в определенный момент времени. Он включает в себя информацию о том, что у вас есть и что вы должны. В ваш список активов будут входить наличные в банке, приобретенное вами оборудование за вычетом суммы амортизации и дебиторской задолженности или суммы задолженности перед вами за продажи, которые вы уже сделали. Список обязательств в вашем балансе будет включать остатки по кредитам и кредитным картам, а также краткосрочные долги, которые вы накопили, такие как кредиторская задолженность и непогашенные счета за коммунальные услуги. Вычитая ваши обязательства из ваших активов, ваш баланс показывает текущую чистую стоимость вашей компании. Когда вы со временем создаете балансы, вы можете увидеть, как ваши доходы и расходы закончились и создали богатство или долг.Баланс также показывает, какая часть вашего собственного капитала является ликвидной, и сколько связано с активами, которые не обеспечивают легкодоступные денежные средства.
Оперативные отчеты: В дополнение к бухгалтерским отчетам, которые ваш бизнес должен заполнять налоговым органам и кредиторам, вы можете создавать настраиваемые отчеты, которые отслеживают все, начиная с долларовой стоимости продукта, производимого вашей линией за час, и заканчивая показателями продаж для каждого из ваших продаж. персонал. Эти цифры имеют решающее значение для принятия стратегических решений. Они могут помочь вам определить, какие аспекты вашего бизнеса приносят наибольшую прибыль и заслуживают наибольшего внимания. Они также могут привлечь ваше внимание к трудностям, которые можно исправить, например, к аспектам производства, которые занимают слишком много времени и стоят слишком дорого.
Как предприятия могут вести бухгалтерский учет
Ваш бизнес может либо вести бухгалтерский учет внутри компании, либо нанять стороннего специалиста, который поможет с этим процессом. Многие компании используют гибрид этих двух подходов: внутренний персонал выполняет некоторые задачи, такие как ведение бухгалтерского учета, а затем заключает контракт с внешним бухгалтером для выполнения ежегодных налогов.
Внутренняя бухгалтерия предлагает то, что кто-то, кто хорошо знает ваш бизнес, ведет учет ваших доходов и расходов. Бухгалтер, который тесно связан с вашим бизнесом, сможет выявлять и классифицировать позиции в квитанциях, определяя, являются ли они материалами, включенными в стоимость проданных вами товаров, или расходными материалами, которые вам необходимы для организации работы за кадром. Тем не менее, внутренний бухгалтер может не обладать профессиональным опытом, который посторонний может привнести в смесь. Эти знания полезны для создания систем, таких как начальная настройка бухгалтерии, а также для выявления нюансов, таких как расходы, которые не подлежат законному вычету.
Внешний бухгалтер может принести опыт и перспективы в бухгалтерские процессы вашей компании. Как профессионал, этот бухгалтер, вероятно, видел книги различных компаний и может показать вам, как обновить ваши системы, чтобы они предоставляли необходимую вам информацию, и чтобы ее могли понять другие профессионалы, такие как банкиры и налоговые аудиторы. Однако посторонний может не так хорошо выполнять работу, как инсайдер, в понимании того, как работает ваш бизнес и какую информацию вы можете найти наиболее полезной. Например, ваш бухгалтер, вероятно, не поймет, какие виды инвентаря вы носите с точки зрения мерчендайзера. Тем не менее, информация о том, как движутся различные категории товаров, может иметь жизненно важное значение для точной настройки ваших покупок.
Типы бухгалтерских программ для бизнеса
Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии: Учетные программы онлайн предлагают вам преимущество синхронизации вашей учетной системы с вашими банковскими счетами. Этот подход позволяет легко вводить транзакции, просто находя их в ваших банковских лентах, а затем нажимая правые кнопки. Эта функция уменьшает вероятность того, что вы пропустите расходы, как если бы вы начинали с бумажных чеков и потеряли их. Использование программного обеспечения для онлайн-бухгалтерии также позволяет вам получать доступ к вашей бухгалтерской программе с любого компьютера, вместо того чтобы использовать собственный рабочий стол. Однако программы онлайнового учета требуют больше времени, чем настольные версии, для обработки каждой транзакции, и это время складывается, когда вы делаете десятки записей. Кроме того, практика сопоставления квитанций с банковскими фидами может быть медленной и громоздкой, и этот шаг необходим, если одна покупка включает товары нескольких категорий, такие как материалы и расходные материалы. QuickBooks - это самое популярное и высоко оцененное программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии. Xero высоко ценится среди пользователей Mac, а Zoho особенно хорошо работает для очень малых предприятий.
Программное обеспечение для настольного учета: Несмотря на растущую популярность программ онлайн-бухгалтерии, настольные версии по-прежнему предлагают преимущества для многих пользователей. Вы можете приобрести настольную бухгалтерскую программу за один раз, в то время как онлайн-программы взимают постоянную ежемесячную плату. Когда вы используете настольную программу, вся ваша информация легко доступна на вашем собственном компьютере, а не находится в облаке, где она уязвима для проблем безопасности и распространенных сбоев системы. Настольные учетные системы, как правило, намного проще, чем облачные системы, что облегчает поиск и выявление ошибок и несоответствий. Благодаря своей относительной простоте настольные системы также легче адаптировать к индивидуальным потребностям вашей компании.
Таможенные и ручные системы учета
Вам на самом деле не нужно бухгалтерское программное обеспечение, если ваш бизнес небольшой и ваши потребности просты. Вы можете создавать электронные таблицы с помощью Excel или Google Sheets, которые помогут вам отслеживать и добавлять переменные, которые вам необходимо знать, такие как категорированные расходы и текущие доходы. Эти программы помогут вам хранить и систематизировать информацию любым способом, который имеет смысл для вашего бизнеса, а отечественные электронные таблицы создают совершенно законные системы бухгалтерского учета, если они сообщают вам то, что вам необходимо знать для уплаты налогов и понимания ваших операций. Например, вы можете настроить систему начисления заработной платы, которая регистрирует часы, потраченные на конкретные задачи, такие как производство. Затем вы можете использовать эти цифры для расчета средней долларовой стоимости продукта, произведенного за один час производства, и вы можете наблюдать, как эта цифра меняется неделя за неделей.
Но вам даже не нужен компьютер для ведения бухгалтерского учета. Совершенно законно вести рукописные книги, как это делали владельцы бизнеса на протяжении веков. В магазинах канцелярских товаров продаются бухгалтерские книги с соответствующими столбцами, и вы можете использовать их для составления списка доходов и расходов. С ручной системой бухгалтерского учета вы должны сложить все цифры вручную, что значительно увеличивает количество времени, которое вы тратите на бухгалтерский учет. Тем не менее, системы ручного учета не чувствительны к компьютерным сбоям и рискам потери данных. Да, ваш дом может сгореть, и вы можете потерять бухгалтерскую книгу, но сбои оборудования встречаются значительно чаще, чем пожары в доме.
Однократная и двойная бухгалтерия
Если ваш бизнес небольшой и относительно простой, вы также можете выбрать между одноразовой и двойной регистрацией. Система однократного ввода просто отслеживает, что вы потратили и заработали, и подсчитывает эти суммы. Если вы используете рукописную бухгалтерскую книгу или создали свои собственные электронные таблицы, вы, скорее всего, будете использовать учет с одной записью. Система двойной записи синхронизирует вашу учетную информацию с банковскими счетами и другую информацию, относящуюся к вашему балансу. Каждый раз, когда вы отмечаете, что ваша компания получила доход, вы будете вносить (или ваше бухгалтерское программное обеспечение) соответствующую запись, показывающую, где эти деньги появляются в вашем бизнесе, например, на определенном банковском счете. Точно так же, каждый раз, когда вы оплачиваете расходы, система двойной записи показывает, как ваша компания потратила деньги. Нет юридического требования о том, что вы должны вести бухгалтерскую систему с двумя записями, но если вы ведете бухгалтерские книги с одной записью, вам следует разработать способ сравнения и согласования вашей системы бухгалтерского учета с текущими активами.
Выбор правильной системы бухгалтерского учета
Не существует системы бухгалтерского учета, подходящей для любого бизнеса. Выбирая, как настроить книги своей компании, подумайте, какой тип информации вам больше всего нужен, и какие ресурсы вы готовы посвятить его получению. Если вы ненавидите работать с цифрами, и они едва ли имеют для вас смысл, наймите стороннего специалиста, но при этом постарайтесь узнать как можно больше, чтобы понять полученные вами отчеты. Если у вас есть время и интерес, сделайте как можно больше своего собственного учета. Информация, которую вы собираете, будет актуальной и значимой, и вы получите ценную информацию о том, как ваш бизнес может быть наиболее успешным.
