Руководство по политике и процедурам - это письменный документ, в котором подробно описываются правила организации и конкретные способы ее использования. Это охватывает все, от общего взгляда организации до деталей обработки входящей почты. Несколько основных идей для руководства по политике и процедурам сделают руководство более полезным для сотрудников.
Сбор отзывов от отделов
Прежде чем написать официальное руководство для организации, вы должны получить отзывы от всех различных департаментов об их политике и процедуре. Даже если нет официального руководства по политике и процедурам, департаменты, вероятно, имеют свою собственную неформальную политику, памятки и отдельные руководства. Руководство по политике и процедурам, если оно не написано для нового предприятия или организации, должно учитывать то, как отдел уже работает. Введение совершенно новой политики и процедур может потенциально замедлить производство из-за кривой обучения. Вместо этого думайте о руководстве по политике и процедурам как о месте, где можно объединить все неформальные политики и процедуры в одно место, чтобы избежать путаницы.
Однако это не абсолютное правило. Одним из преимуществ написания руководства по политике и процедурам является то, что оно дает вам возможность оценить эффективность работы организации. При написании руководства поговорите с руководителями и сотрудниками различных отделов, чтобы выяснить, являются ли какие-либо политики и процедуры, с которыми они работают в настоящее время, громоздкими, трудными или противоречивыми. Если это так, вы можете провести совещание, чтобы обсудить более эффективные способы работы, прежде чем завершать руководство.
Различать политику и процедуру
Политики включают общие правила, которые описывают, что можно или нельзя делать, и варьируются от философских до конкретных. Например, политика может быть «мы дружественны к окружающей среде» или «отправлять все запросы на поступление в Департамент приемной комиссии». Процедуры описывают пошаговые процессы для выполнения политики. При создании руководства по политике и процедурам различайте их, создавая заголовки политик и процедуры каждого подзаголовка или списка политик. Это позволит быстро просматривать руководство сотрудникам, которые хотят найти конкретную информацию о том, как следует проводить политику.
Будьте ясны и конкретны
При написании руководства по политике и процедурам вам, возможно, придется часто просматривать свою работу, чтобы исключить любые жаргоны, сложные предложения и расплывчатые инструкции. Постарайтесь сохранить предложения до 15 слов или меньше. Избегайте повторений или предложений, которые могут быть интерпретированы несколькими способами. Вместо того, чтобы давать такие инструкции, как «обработать все счета и отправить форму менеджеру», опишите процедуры обработки счетов и укажите название конкретной формы для отправки менеджеру.
Возможно, вы захотите, чтобы один или несколько сотрудников просмотрели руководство по политике и процедурам, чтобы проверить наличие каких-либо частей, которые им трудно понять.
Регулярно просматривайте и обновляйте
Руководство по политике и процедурам является живым документом. Чтобы сохранить его полезность, регулярно пересматривайте и обновляйте его, если это необходимо. Проводите собрание один раз в год, чтобы узнать, нужно ли вносить какие-либо изменения в руководство по политике и процедурам. Это включает в себя новые способы выполнения работы, переписывание сложных или запутанных абзацев и способы мозгового штурма, чтобы сделать руководство более полезным, например, путем добавления дополнительной информации или цветовой кодировки различных глав.
Старайтесь не включать в политику конфиденциальную информацию, такую как имена контактов, номера телефонов людей и URL-адреса веб-сайтов. Вместо того, чтобы ссылаться на конкретных людей или названия в руководстве, обращайтесь к названиям отделов. Это поможет обеспечить актуальность политики и руководства по процедурам.
