Как бы вы ни старались их избежать, между сотрудниками, менеджерами и клиентами возникнут барьеры общения. Отказ связи может привести к ненужным задержкам, разочарованию и потенциально потерянному бизнесу. Хорошая новость заключается в том, что существуют способы преодоления коммуникационных барьеров, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно.
Что такое коммуникационные барьеры в бизнесе?
Коммуникационные барьеры можно найти повсюду в бизнесе, от высшего руководства до среднего звена и внешних связей. Нарушения коммуникации происходят организационно, например, когда члены команды изолированы, или индивидуально, когда человек неправильно истолковывает или игнорирует то, что говорит другой. Они могут возникнуть из-за слишком большого количества отвлекающих факторов на работе или недостаточной ясности в отношении проекта. Вот несколько примеров общих барьеров общения, которые вы можете встретить в своем бизнесе:
- Отвлечение. Если вы не участвуете в беседе, это может привести к недопониманию. От отвлечения внимания, многозадачности или спешки до следующей встречи - отвлечение - это барьер для общения, который может вызвать много проблем. Это также легко исправить, если вы научитесь фокусироваться и присутствовать в данный момент.
- Плохое управление. Когда сотрудникам не нравятся их менеджеры или они не чувствуют, что могут открыто говорить с ними, каналы связи быстро закрываются. Менеджеры, которые не дают обратной связи, не выслушивают проблемы, не могут открыто говорить о соответствующей деятельности компании или не задают вопросы своим сотрудникам, создают барьеры для общения, которые не должны существовать.
- Недостаток разговора. Конечно, лучший способ общения - это поговорить. Однако в наши дни люди чаще отправляют текстовые сообщения или электронные письма, когда им нужно обсудить проблему. Этот тип одностороннего разговора часто приводит к ненужным недоразумениям и разочарованию и может быть пустой тратой времени. Проблема, которая может быть решена в прямом 15-минутном разговоре лицом к лицу, вместо этого превращается в вызывающий беспокойство обмен словами, который не имеет решения.
- Физические барьеры. Когда руководство изолирует себя на другом этаже здания от остальной части рабочей силы или рабочие группы назначаются в отдельные офисы, создаются физические барьеры, которые приводят к плохой связи.
- Индивидуальные различия. Скорее всего, у вас есть несколько типов людей, плавающих вокруг вашего бизнеса. Также есть хороший шанс, что некоторые из этих личностей просто не связаны друг с другом и имеют разные стили общения, что приводит к недоразумениям, стереотипам и молчанию.
- Отсутствие ясности. При работе с заинтересованными сторонами, клиентами и персоналом важно иметь четкую политику компании. Невыполнение этого требования часто приводит к растерянности и разочарованию, из-за которых люди не хотят иметь с вами дело.
Если вы потратите некоторое время, чтобы оценить свое рабочее место, чтобы узнать, как люди общаются, вы, вероятно, найдете эти и другие распространенные примеры препятствий для общения. Некоторые из них могут быть решены быстрее, чем другие, но все они требуют добровольного участия и хороших навыков общения от вашей команды.
Примеры коммуникационных барьеров
Не все барьеры для общения очевидны. Может показаться, что вы разговариваете и продуктивны, но только позже вы понимаете, что на самом деле ничего не достигнуто. Вот как встреча команды с менеджером может быть пронизана коммуникационными барьерами:
Команда встречается в 10:00 с менеджером, чтобы обсудить предстоящее сетевое событие. Члены команды прибывают быстро, но менеджер разговаривает по телефону. Все неловко сидят в комнате, не зная, когда закончится разговор и когда действительно начнется встреча.
Десять минут спустя менеджер сосредотачивает свое внимание на людях в комнате и просит повестку дня встречи. Ни у кого его нет, поэтому кто-то пытается быстро его написать. При этом менеджер отвлекается на другой телефонный звонок, который требует от него покинуть офис через 15 минут, чтобы встретиться с кем-то вне офиса. Это приводит к спешному собранию, на котором люди не задают много вопросов, потому что они хотят охватить как можно больше материала за ограниченное время.
Когда собрание закончится, и все вернутся в свои офисы, команда может понять несколько вещей: они не затронули некоторые важные вопросы, которые необходимо было обсудить, они почувствовали, что менеджер их спешил и игнорировал, пытаясь обсудить то, что они освещали и они не продвинулись дальше в планировании предстоящего сетевого мероприятия, чем до встречи. Барьеры в общении привели к пустой трате времени и снижению производительности для всех участников.
Другие барьеры в общении являются явными, например, член команды, который постоянно пропускает ваш срок назначения без объяснения причин, или менеджер, который отключается и играет со своим телефоном каждый раз, когда вы пытаетесь поговорить. Это может быть организационная бюрократия, которая препятствует реализации новых идей и отсутствие внутриофисного общения среди работников разных уровней в бизнесе.
Проблемы с внешними коммуникациями
Если вы занимаетесь бизнесом, который обслуживает клиентов, внешние коммуникации также важны. Например, если вы явно не афишируете, как долго действуют цены продажи, вы можете в конечном итоге разозлить клиентов, настаивающих на том, что они платят только ту цену продажи, которая будет через месяц. Если вы предоставляете информацию об обслуживании клиентов на своем веб-сайте, но не можете напрямую связаться с вашим отделом обслуживания клиентов, вы можете в конечном итоге получить публичные жалобы на своих страницах в социальных сетях вместо одной жалобы, которая могла бы быть рассмотрена быстро и в частном порядке.
Независимо от того, являются ли барьеры в общении очевидными или тонкими, они ничего не делают для успеха бизнеса. На самом деле, они могут вызвать гораздо больше проблем, чем вы ожидаете.
Падение коммуникационных барьеров
Вы можете подумать, что вам не нужно тратить время на работу по общению в вашем бизнесе, но есть много последствий игнорирования проблем со связью. Барьеры в общении приводят к разочарованию сотрудников и клиентов, которые не чувствуют, что их услышат. Когда это происходит, персонал становится менее мотивированным, что приводит к нехватке производительности, творчества и инноваций. Неспособность эффективно общаться с клиентами и клиентами может даже привести к потере бизнеса.
Если сотрудники не чувствуют, что то, что они говорят, имеет значение или оказывает какое-либо влияние, они могут вообще перестать говорить и не общаться, если что-то не так или когда пропущен конечный срок. Это приводит к неэффективности, ошибкам и корпоративной культуре, которая поощряет изоляцию вместо командной работы.
Когда люди не чувствуют, что у них есть открытые каналы для общения, многие закрываются и просто выполняют действия на своей работе. Это, вероятно, не то, что вы хотите, чтобы произошло в вашей компании, поэтому необходимо расставить приоритеты в хорошем общении между вашими сотрудниками и внешне с клиентами, поставщиками и клиентами.
Как преодолеть коммуникационные барьеры
Лучший способ преодолеть коммуникационные барьеры - это, в первую очередь, предотвратить их. Это делается путем установления четко определенной политики для вашего бизнеса, которая поощряет общение. Это может быть так же просто, как назначить короткую утреннюю встречу для решения проблем и проектов или более сложную иерархию, которая определяет, с кем разговаривать при возникновении проблемы. Таким образом, все знают, что у них есть шанс быть услышанным.
Эта коммуникационная политика должна быть написана и пересмотрена со всеми новыми сотрудниками, а также регулярно пересматриваться и обновляться, чтобы отражать текущие технологии и методы работы компании. При необходимости, обучение навыкам общения и вашей конкретной политике общения может быть полезным, особенно для тех, кто не является лучшим коммуникатором.
Даже когда люди знают, что у них есть возможность услышать, сотрудникам по-прежнему важно принимать активное участие в улучшении коммуникации во всей компании. Поощряйте ваших сотрудников:
- Поговорите лично. Если возможно, поговорите лично. Таким образом, не возникает путаницы в отношении тона или значения. Если есть, то это можно немедленно устранить, устраняя разочарования и недопонимание. Поощряйте персонал поднимать трубку и разговаривать, если они не могут встретиться лично, особенно если проблема сложная. Используйте электронную почту и текст только в крайнем случае или для быстрого вопроса.
- Предел отвлекает. Разговоры требуют как разговора, так и прослушивания. Убедитесь, что вы действительно слушаете, ограничивая прерывания, кладя трубку и сосредотачиваясь на том, что говорит другой человек. Это поможет преодолеть коммуникационные барьеры и заставить другого человека чувствовать себя услышанным и оцененным. Необходимо отвлекать внимание как лично, так и по телефону.
- Имейте политику открытых дверей. Поощряйте политику открытых дверей, чтобы люди знали, что могут в любое время поговорить с менеджерами или другими командами. Эта политика должна распространяться на заинтересованные стороны и клиентов, которые должны чувствовать, что они могут связаться с соответствующим человеком в вашей компании в любое время, когда у них возникнут проблемы или проблемы.
- Создать социальные возможности. Люди чаще общаются с людьми, которых они знают. Создание социальных возможностей в вашей компании и сетевые мероприятия для внешних клиентов могут помочь людям узнать друг друга и открыть линии для общения. Когда люди встретятся и пообщаются, им, скорее всего, будет удобнее говорить в будущем.
- Будь проще. Еще один распространенный барьер в общении - это попытка произвести хорошее впечатление. Будь собой. Откажитесь от жаргона или формального словарного запаса в обмен на личные истории и ясный, лаконичный язык. Будьте дружелюбными, теплыми и искренними. Если это профессиональные отношения, сохраняйте границы, оставаясь чувствительными к проблеме.
- Будь подтверждающим. Важно признать опыт других людей и реагировать соответствующим образом. Следите за языком тела и эмоциями, а также слушайте слова, которыми обмениваются. С уважением относитесь к получаемой информации и любым возникающим чувствам. Задавайте вопросы, будьте позитивны и предоставляйте полезные и поддерживающие отзывы, когда можете.
- Рассмотрим культуру. Будьте внимательны к выражениям, жестам, религиозным и политическим убеждениям, связанным с различными культурами, когда вы разговариваете, чтобы ваше сообщение не было неправильно истолковано. Также важно проверить любые обобщения и стереотипы о культурных группах, прежде чем делать выводы. То, как люди думают, реагируют и видят мир, может сильно различаться в зависимости от культуры.
- Расставлять приоритеты. Сосредоточьтесь только на информации, которую вы хотите передать, вместо того, чтобы делать дамп информации. Слишком много информации одновременно может привести к тому, что слушатель будет перегружен, что приведет к бездействию. Предоставляя только соответствующую информацию, вы более четко сообщаете, что важно и что должен делать получатель.
- Исправьте язык вашего тела. Общение происходит не просто из слов. Это также исходит от вашего тела. То, как вы сидите и двигаетесь, когда разговариваете с кем-то, часто говорит гораздо больше, чем когда-либо могут сказать слова. Зрительный контакт и использование соответствующих невербальных жестов имеют большое значение. Старайтесь не выглядеть раздраженным, напряженным или отвлеченным, чтобы кто-то не захотел поговорить с вами.
С некоторыми четко определенными политиками, обучением и практикой вы можете предотвратить коммуникационные барьеры, замедляющие ваш бизнес, что повысит эффективность.
