Даже в эпоху электронной почты и текстовых сообщений, печатные деловые письма имеют свое место. Переход с цифрового на печатный режим может быть проблемой: электронное письмо может показаться случайным, но письменное письмо требует определенной степени достоинства и класса. Не беспокойтесь о том, что вы пытаетесь звучать оригинально - вы более безопасно придерживаетесь проверенных форматов и правил делового общения.
Держаться ближе к делу
Если вы отвечаете на критику или запрашиваете свое резюме, ваше письмо должно оставаться на месте. Никогда не выходите за рамки одной страницы и никогда не будьте невежливыми. Если кто-то написал вам письмо с жалобой, наполненное неуверенностью, будьте вежливы и спокойны, когда будете отвечать. Если оригинальное письмо о деловой возможности, скажите спасибо. Никогда не подразумевайте, что, отписавшись, вы все решили - что жалобщик должен быть полностью удовлетворен, что вы знаете, что получаете работу. Это должен решить ваш корреспондент.
Формат и шрифт
Стандартный формат делового письма - один интервал, с одним пробелом между абзацами, и все выровнено по левому краю. В 21-м веке допустимо отойти от блочного стандарта, например, с помощью отступов в абзацах. Times New Roman, размер 12, почти всегда приемлемый, читаемый шрифт. Если у вашей компании есть какие-либо предпочтения - например, она предпочитает абзацы с отступами - отформатируйте ее таким образом.
Что идет сверху
Типовая схема начинается с вашего служебного адреса. Если вы пишете на бланках, вы можете пропустить это. Ниже адреса указывается дата, затем имя получателя, название и адрес. Пропустите строку, а затем обратитесь к получателю как «Уважаемая г-жа» или "мистер" если у него нет названия, такого как «доктор» Не используйте имена, если только писатель не использовал их.
Нижний конец
Завершите письмо «С уважением», за которым следует ваша подпись, а затем напечатанное имя. Если вы отправляете что-либо с письмом, например форму, смету расходов или ваше резюме, напишите «приложение» под своим именем, а затем список приложений. Если вы отправляете что-то отдельным письмом, добавьте примечание, например «под отдельной обложкой: финансовый отчет». «Копия», за которой следует список имен, сообщает получателю, что вы отправили копии кому-то еще.
