Сегодня многие предприятия и государственные учреждения заменили счет расходов планами возмещения. Этот план возмещения расходов запрещает сотрудникам использовать корпоративные или государственные счета расходов по иным причинам, чем утвержденные расходы. Тем не менее, вам может быть трудно следить за пунктами в квитанциях; иногда личные расходы смешиваются с деловыми расходами, и вы несете ответственность за сообщение о проблеме и только за то, что принимаете возмещение, которое вам причитается за официальные дела. Когда это произойдет, вам будет предложено написать письмо с объяснением квитанций и уточнить, какие расходы необходимо возместить.
Начните письмо, набрав дату. Пропустите строку и введите имя и должность контактного лица, название компании и адрес компании в отдельных строках. Пропустите еще один пробел и введите «Уважаемая г-жа / мистер (Фамилия)», а затем двоеточие.
Определите себя и объясните цель вашего письма немедленно. Например, «Меня зовут Джилл Харрисон из бухгалтерии, и я пишу, чтобы объяснить мои квитанции из моей недавней поездки, связанной с бизнесом, в Акрон, чтобы уточнить, какие предметы мне нужно возместить, а какие - мои личные расходы, которые не требуют возмещение «.
Детализируйте расходы, которые должны быть возмещены в нумерованном списке, и обратитесь к соответствующей квитанции и дате квитанции, чтобы помочь лицу, обрабатывающему возмещение. Если ваша организация работает на основе суточных, на которые вам выделяется только определенная сумма в долларах на еду, жилье или другие предметы в день, разбейте расходы на день, чтобы процессор мог увидеть, остались ли вы ниже суточных.
Перечислите расходы, которые появились на квитанциях, которые являются вашими личными расходами. Вам не нужно объяснять, что это такое, просто заявите, что это ваша личная обязанность. Дайте в сумме и эти расходы. Ваш бизнес или организация может также попросить вас снять соответствующие налоговые сборы, связанные с этими личными вещами, из суммы возмещения.
Укажите итоговые суммы в конце того, за что вы должны получить возмещение, вместе с суммой того, за что вы отказываетесь от возмещения. Эти два числа должны составить общую сумму в долларах на квитанциях. Укажите сумму в долларах, за которую вы запрашиваете возмещение, и сумму в долларах, за которую вы отказываетесь; часто организации требуют, чтобы вы изложили эти заявления на понятном языке по юридическим причинам.
Спасибо обработчику за его или ее время и приносим извинения за неудобство того, чтобы сортировать квитанции. Укажите свой рабочий телефонный номер и адрес электронной почты на случай, если у него возникнут какие-либо вопросы о расходах на квитанции.
Закройте письмо, набрав «Искренне», и пропустите три пробела. Введите свое полное имя и заголовок. Напечатайте письмо на фирменном бланке компании и подпишите свое имя над напечатанным именем. Сделайте копию письма и квитанций и сохраните их для своих записей. Отправьте письмо контактному лицу, которое обработает возмещение.
