Разработка комплексной системы управления файлами для вашего ресторана поможет вам управлять сотрудниками и бизнесом. Эффективны двойные системы хранения, особенно если файлы хранятся в Интернете. Файлы могут храниться в легко доступном месте, например, в офисной картотеке, и конфиденциальные личные и финансовые файлы могут быть защищены. Физическая система подачи документов на бумажном носителе должна выбираться в зависимости от объема поданной информации, в то время как система регистрации в режиме онлайн имеет больше возможностей.
Выберите систему подачи
Файлы, хранящиеся в Интернете, можно разделить на конфиденциальные и открытые категории. Пароль защищает конфиденциальную информацию, такую как финансовые документы или файлы сотрудников. Файлы, к которым сотрудники должны регулярно обращаться, могут храниться в общей папке под определенными заголовками, такими как поставщики, поставщики и обслуживание. Файлы, хранящиеся в кабинете, могут быть расположены в алфавитном порядке по темам или для файлов большого объема по темам с подразделением по категориям. Например, файл поставщика может иметь отдельные алфавитные файлы, которые идентифицируют имена поставщиков или их компаний.
Financials
Разработка системы регистрации, которая обеспечивает легкий доступ к финансовым отчетам, имеет важное значение для повседневных операций, а также для составления ежемесячной, квартальной и годовой бухгалтерской отчетности, а также подготовки к концу года и налогообложения. Финансовая информация должна храниться в безопасном месте, например, в сейфе или в компьютерном файле, защищенном паролем. Документы включают кредиторскую задолженность и дебиторскую задолженность, платежную ведомость, займы и кредитные линии, внутренний и внешний аудит, налоговые записи и ежедневные поступления. Распределите по категориям файлы по временным шкалам, чтобы те, на которые вы регулярно ссылались, например, ежедневные записи о продажах, были легко доступны, а те, которые вы просматриваете периодически, такие как квартальные отчеты, находятся в задней части шкафа.
Трудоустройство
Организовать пустые и заполненные заявления о приеме на работу, учебные и учебные материалы, графики работы и письменные отчеты о работниках, жалобах или выговорах. Последнее полезно, если работник подает жалобу в связи с увольнением, дискриминацией или преследованием. Если файлы сотрудника содержат записи о состоянии здоровья и номера социального страхования, классифицируйте файлы в числовом порядке и храните цифровой ключ в другом месте.
Вендоры
Разделите файлы поставщиков на категории продуктов питания, напитков, пива, ликера и ресторанов. Включите отдельные файлы для текущих и потенциальных поставщиков. Файлы должны включать копии контрактов, форм заказов, квитанций, структур ценообразования, графиков доставки, имен контактов и телефонных номеров. Вы можете хранить файлы поставщиков рядом с дверью доставки или в офисе менеджера для удобства пользования.
страхование
Страховые файлы должны включать копии полисов, а также имя и контактную информацию страхового агента, представляющего каждый полис. Включите диаграмму обновления, чтобы указать, когда необходимо пересмотреть политику. Храните копию страховых файлов за пределами предприятия в случае чрезвычайной ситуации.
Строительство и обслуживание
Независимо от того, принадлежит ли ресторан или арендован, ведите досье на ведение и ремонт записей. Включите список поставщиков услуг по уборке, удалению мусора, переработке, общему обслуживанию, сантехнике и ремонту электрооборудования. Храните информацию для обслуживания видеоигр, музыкальных автоматов или торговых автоматов. Как и файлы продавца, контактные телефоны для обслуживания и экстренной связи должны быть расположены в месте, где любой сотрудник может быстро получить к ним доступ, например на стойке хозяйки, в кассе, за стойкой бара или на кухне.
Здоровье и безопасность
Вести файл, посвященный документации по охране труда и технике безопасности. Это включает в себя копию отчетов и цитат отдела здравоохранения ресторана, письменных правил о мерах по охране здоровья сотрудников, таких как мытье рук, использование перчаток и сеток для волос, а также подробные инструкции по дезинфекции оборудования. Также включите документацию процедур, связанных с обработкой, приготовлением и хранением пищи. Сделайте копии соответствующих правил и положений и разместите их в соответствующих местах, где сотрудники обязательно их увидят.
Травма и инцидент
Создайте файл для включения отчетов о травмах сотрудников и клиентов. Документируйте свидетелей по каждому событию и предоставьте как можно больше подтверждающих деталей, включая причину травмы, действия, предпринятые после травмы, и результат. Приложите копии полицейских отчетов, если власти вызваны в ресторан по любой причине.
