Чтобы вести эффективный бизнес, важно следить за оформлением документов. Контракты. Предложения. Счета-фактуры. Bills. Лицензии. Даже в 21-м веке, когда большинство бумажных документов являются цифровыми, управление файлами все еще необходимо для обеспечения бесперебойной работы административных операций. Многие принципы управления бизнес-документами остаются неизменными, независимо от того, используется ли ваша цифровая система хранения данных на ноутбуке или в облаке.
Принципы управления файлами
Основной закон хорошего управления файлами заключается в том, что система должна облегчить вам поиск документов. Если это не так, то это бесполезно.
Хорошая система хранения документов, будь то в стальном шкафу или в облаке, должна сделать ее менее утомительной и сложной; вам не нужно тратить несколько минут, чтобы выяснить, в какой файл поступает отчет о продажах за этот месяц. Также должно быть легко получить нужную информацию. Хорошая подача заявок не зависит от людей: если ваш помощник по административным вопросам или ИТ-специалист уходит, их замена должна быть в состоянии выяснить систему. Категории файлов должны быть четкими и легко идентифицируемыми. Система должна упростить идентификацию и очистку неактивных записей.
Гибкость также важна, особенно с программным обеспечением. Система хранения документов, которая связывает ваш бизнес с одним поставщиком или одной конкретной компьютерной платформой, может оказаться проблемой в будущем.
Система также должна быть в состоянии справиться с ростом. Файлы неизбежно накапливаются по мере роста вашего бизнеса, добавления новых клиентов и расширения штата. Хорошая система может обрабатывать больше данных и документов, чем вы ожидаете.
Преимущества управления файлами
Хорошее управление бизнес-документами может принести конкретные выгоды для вашего бизнеса. Более быстрая регистрация и получение данных экономят время и делают персонал более эффективным и продуктивным. Если система уменьшает количество пропусков, это может сэкономить много времени и проблем. Это особенно верно, если вы идете в суд или проходите аудит: отсутствие ключевых документов под рукой может привести к несчастному результату.
Эффективная, продуманная система сокращает количество раз, когда вам приходится покупать оборудование для хранения документов, и количество места, которое вам нужно для его хранения. Это также облегчает подготовку нового персонала для ведения дел.
Цифровая и печатная копия
Использование цифровой системы управления файлами имеет значительные преимущества. Цифровая подача документов позволяет осуществлять поиск документов по ключевым словам, что позволяет быстрее доставить необходимые документы. У хорошей системы есть и другие преимущества:
- Он может хранить различные типы документов, такие как текстовые файлы, электронные письма и PDF-файлы.
- Ограничивает доступ к конфиденциальным документам.
- Он контролирует, кто читает какой документ.
- Если кто-то вносит изменения, вы можете отслеживать их. При необходимости вы можете отменить их.
- Контроль, когда старые документы могут быть удалены.
- Легко получать доступ и редактировать документы с помощью мобильных телефонов и других мобильных устройств.
Однако некоторые документы должны оставаться в печатном виде, даже если вы сканируете и оцифровываете их. Регламент часто требует, чтобы вы хранили копии бизнес-лицензий и разрешений на бумаге, а не только в киберпространстве. Другие документы, которые, возможно, стоит хранить на бумажном носителе, включают годовые отчеты, сертификаты «ведение бизнеса как», страховые документы и векселя. В зависимости от вашей сферы деятельности могут существовать специальные правила хранения документов, с которыми вам приходится иметь дело.
Физические документы находятся под угрозой уничтожения в результате пожара, землетрясения, урагана или просто трубы, которая сломает и затопит офис. Ваш бизнес должен принять меры для предотвращения этого:
- Храните документы в чистых, безопасных, экологически устойчивых и огнестойких контейнерах.
- Сделайте резервные копии, цифровые, микрофиши или фотокопии.
- Найдите место для хранения копий за пределами площадки, чтобы в случае пожара или другого стихийного бедствия их не постигла та же участь, что и оригиналов.
- Ваше хранилище резервных копий должно быть тем, к которому вы можете получить доступ после аварии. Одним из преимуществ облачного хранилища является то, что вы можете получить доступ к информации в любом месте, где Интернет все еще работает.
Индексирование ваших записей
Чтобы извлечь максимальную пользу из системы регистрации, она должна быть эффективно проиндексирована. Стандартные категории могут включать, например, налоги, контракты, корреспонденцию клиентов, судебные процессы, кредиторскую задолженность и дебиторскую задолженность. Ваши бумажные и цифровые файлы должны следовать той же схеме индексации. Это облегчит обучение сотрудников, чтобы знать, где найти документы.
Правила утилизации документов
Когда вы планируете свою систему управления файлами, вам нужно выбрать хороший график хранения документов или руководящие принципы относительно продолжительности хранения файлов. Даже при использовании цифровой системы регистрации это важно: если ваш бизнес продолжает расти и расти, поиск «контракта на сырье» или тому подобное может привести к появлению десятков устаревших документов.
Ваш график хранения документов должен учитывать как юридические, так и деловые требования. Если у вас есть документы, связанные с вашей налоговой декларацией, такие как счета по кредитным картам, показывающие покупки в бизнесе, IRS сообщает, что вы должны хранить их как минимум три года после подачи декларации. Вот как долго IRS может обычно оглядываться и проверять вас. В течение четырех лет сохраняйте данные о налоге на работу и держите декларации, требующие расходов по сомнительным долгам в течение семи лет.
Для разных записей применяются разные правила. У вас могут быть файлы, связанные с соблюдением природоохранного законодательства, регистрационными данными Комиссии по ценным бумагам и биржам, федеральными и государственными правилами безопасности труда и судебными процессами по дискриминации. Каждый регулятор имеет свои требования. Вам также нужна политика для простых деловых записей. Например, вы не хотите стирать контракт до того, как закончите работу, на которую подписали. Записи, связанные с продолжающимся судебным процессом, не должны уничтожаться, даже если это будет выгодно вашей компании.
Это ваша ответственность или ответственность любого, кто запускает вашу программу, знать, какие записи должны храниться и как долго. Кто бы ни занимался записями, он должен знать политику компании и обучать всех своих подчиненных. Обычные сотрудники тоже должны это знать. Если, скажем, сотрудник отправляет или получает электронное письмо, которое необходимо заархивировать, ему необходимо пройти достаточное обучение, чтобы осознать необходимость.
Для физических документов измельчение обеспечивает максимальный уровень безопасного удаления. Для цифровых файлов вам нужны процедуры, которые удаляют их без возможности восстановления. Сохраняйте отчет о том, какие записи вы утилизировали и когда вы их уничтожили.
Безопасность и конфиденциальность
Массивные взломы и взлом данных - это обычный факт жизни 21-го века. Это не означает, что они тривиальны: нарушение данных может повредить вашей репутации, стоить вам денег или вызвать волну судебных исков или штрафов. Даже утечка информации внутри компании может вызвать проблемы. Например, некоторые федеральные законы требуют, чтобы медицинская информация сотрудника была конфиденциальной. Если другие сотрудники могут получить доступ к конфиденциальным данным, вас может окунуть в мир юридических страданий.
В рамках настройки вашей системы управления файлами вам необходимо внедрить политику безопасности и конфиденциальности. Способность сотрудника видеть документы должна основываться на необходимости. Доступ должен быть основан на системе авторизации, а не просто доверять сотрудникам, чтобы они не смотрели на секретные документы.
Распространение документов в Интернете обычно происходит, когда над одним проектом работают несколько сотрудников. Это открывает еще одно окно уязвимости для выхода конфиденциальной информации. Шифрование файлов или использование системы обмена файлами, такой как Dropbox, может помочь предотвратить утечки.
Это еще одна причина, чтобы уничтожить или удалить старые ненужные файлы. Даже если они бесполезны для вашего бизнеса, у них может быть конфиденциальная информация о бывших сотрудниках или клиентах, которые не будут ценить это.
Какие бы правила вы ни выбрали, важно обучить всех сотрудников не только тому, как регистрировать и получать данные, но также правилам конфиденциальности и графику хранения записей.
