С непрерывным развитием технологий одной из последних тенденций XXI века стал так называемый безбумажный офис. Безбумажный офис на самом деле не полностью безбумажный, а использует минимум бумаги и преобразует как можно больше документации в цифровую форму. У безбумажного офиса есть как преимущества, так и недостатки, которые должны быть рассмотрены организацией, рассматривающей переход от обычного учета.
Более компактный и эффективный
Цифровые файлы требуют гораздо меньше физического пространства, чем бумажные файлы, и их гораздо проще поддерживать в порядке. Кроме того, к архивным цифровым файлам гораздо проще получить доступ, чем к архивным бумажным файлам. Цифровые файлы могут быть легко доступны сразу нескольким пользователям и доступны из удаленных мест, что повышает эффективность работы.
Экологически Сознательное
Меньше бумажных файлов означает меньше бумаги, используемой для дублирующих копий и для общего учета. Этот фактор делает безбумажный офис более экологически безопасным в большинстве случаев. Для онлайн-журналов и других публикаций публикация в цифровом виде означает исключение чернил, содержащих тяжелые металлы, растворители и другие вещества, вредные для окружающей среды.
Программные и аппаратные проблемы
Безбумажный офис эффективен настолько, насколько позволяют программное обеспечение и оборудование, используемое для хранения записей. Ошибки программного обеспечения и поломки оборудования могут привести к серьезным сбоям в работе безбумажного офиса. Обслуживание программного и аппаратного обеспечения безбумажного офиса также является проблемой; Персонал или консультанты по информационным технологиям (ИТ) часто являются необходимыми, а также техническими специалистами для обслуживания оборудования на регулярной основе.
Ошибки ввода данных и кривые обучения
Как и при любом переходе, переход к безбумажному офису часто включает в себя обучение, особенно в офисной среде, где сотрудники еще не разбираются в компьютерах. Ошибки ввода данных могут быть дорогостоящими и могут привести к серьезным проблемам. Кроме того, ошибки ввода и хранения данных могут привести к неправильной классификации записей, что затруднит или сделает невозможным их поиск на более позднем этапе.
Проблемы безопасности
Цифровые записи могут быть уязвимы для несанкционированного доступа, либо путем взлома, либо из-за слабой безопасности со стороны персонала. Потеря данных может привести к серьезной ответственности, особенно если речь идет о конфиденциальных юридических и медицинских записях, особенно в случае небрежности. Утилизация цифровых записей представляет особую сложность, особенно в общей сетевой среде. Простое удаление файла не полностью удаляет цифровую запись, точно так же, как выбрасывание документа в мусорное ведро не препятствует тому, чтобы кто-то другой мог извлечь бумагу позже.
