Когда компания покупает машины, транспортные средства, программное обеспечение или другие предметы, которые квалифицируются как активы из-за их длительного использования, они считаются капитальными затратами. Из-за значительной стоимости большинство компаний заранее планируют эти покупки; но когда оборудование выходит из строя или новая технология предоставляет компании возможность упростить процессы, расходы на крупные суммы должны быть сопоставлены с полезностью покупки. Чтобы создать политику в отношении этих расходов, руководство должно изучить историю расходов компании и сделать соответствующие выводы.
Просмотрите прошлые бухгалтерские записи, чтобы определить любые схемы расходов на основные средства и оценить годовые незапланированные расходы в связи с заменой оборудования.
Создайте шаблон бюджета, который включает прошлый опыт и запланированные расходы. Оцените процент незапланированных капитальных затрат и включите поправку на эти статьи.
Определите, как решения о незапланированных расходах принимались в прошлом, и отметьте, как были сформулированы успешные решения.
Напишите процедуры для определения капитальных затрат, которые будут включены в бюджет, включая шаблоны запроса предложений (RFP), требования к предложениям, требования к оплате, документацию по необходимости и список проверок и согласований, которые должны быть выполнены до включения статьи затрат в бюджет.
Составьте список действий, охватывающий порядок принятия решений по незапланированным расходам. Должна быть включена должная осмотрительность, применяемая к бюджетным расходам, а также система для сравнения ожидаемых расходов с предположениями о доходах и оценки уровня риска, связанного с расходованием этих денег.
Организуйте свою политику с введением, в котором указаны цели политики, раздел, охватывающий запланированные капитальные затраты и процесс их включения в бюджет, раздел о незапланированных капитальных расходах и способах их оценки, а также политику определения суммы резерв на внеплановые капитальные затраты, которые должны быть включены в годовой бюджет.
подсказки
-
Политика так же хороша, как и ее применение. В процессе создания вашей политики потребуйте от всех менеджеров, которые могут быть затронуты, активного участия в ее разработке и получения письменных одобрений по каждому основному элементу политики.
Предупреждение
Будьте готовы изменить вашу новую политику по мере необходимости. Контроль риска внеплановых капитальных затрат требует сильного и отзывчивого бухгалтерии, которая может предоставить точную финансовую информацию в любой момент.
