Многие заявки на призы, призы и гранты требуют писем поддержки. Письма поддержки помогают продемонстрировать превосходство заявителя или способность соответствовать определенным критериям. Любого может попросить написать письмо поддержки для программы или человека. Однако, чтобы сделать это эффективно, важно понять и удовлетворить требования запрашивающей стороны. Большинство ищет очень конкретную информацию к определенному сроку. Обязательно включите все, о чем просят, и к указанному сроку.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Требования к письму поддержки
-
Крайний срок
-
компьютер
-
Программа для обработки текста
-
принтер
-
печатный бланк
Подготовьтесь к записи
Спросите человека или организацию, запрашивающую письмо поддержки, что именно им нужно. Большинство претендуют на призы или гранты, которые требуют очень конкретной информации. Обращайтесь к этим потребностям напрямую и с конкретными примерами в вашем письме.
Запросить крайний срок, если он не был предоставлен. Сроки, как правило, установлены в камне, и ваше письмо поддержки может потребоваться к определенной дате. Если вы согласны написать письмо, строго соблюдайте установленные сроки.
Попросите рассмотреть заявку, если у вас остались вопросы. Это может помочь вам лучше понять, что наиболее важная информация для передачи. Соберите любую соответствующую статистику, которая может вам понадобиться. Убедитесь, что любые цифры или результаты соответствуют приложению точно.
Напишите ваше письмо
Выразите свою поддержку и используйте полное название программы или проекта в первом абзаце. Держите этот раздел коротким и конкретным.
Используйте текст вашего письма из двух-трех абзацев, чтобы подробно описать, что было или будет достигнуто, используя как можно больше вспомогательных деталей. Укажите ваши отношения или роль с заявителем, если это еще не ясно из вашего вступительного абзаца. Объясните, почему этот заявитель отлично подходит для этой конкретной возможности. Если проект уже выполняется или завершен, используйте этот раздел, чтобы выделить успехи.
Завершите коротким параграфом, который включает в себя формальное спасибо. Сообщите организации, что вы готовы ответить на вопросы, если это необходимо. Обязательно укажите свою контактную информацию.
Проверьте ваше письмо на предмет грамматики и точности. Напечатайте отредактированный черновик, желательно на фирменном бланке. Если вы все еще не уверены, указали ли вы всю правильную информацию, попросите человека или организацию, запрашивающую письмо, рассмотреть ее для вас. Они могут даже предложить написать образец письма для редактирования, распечатать на бланке и подписать. Это экономит ваше время и обеспечивает решение всех ключевых моментов, но при этом дает вам возможность редактировать по своему усмотрению, добавляя свои личные заметки и стиль.
