Мониторинг и оценка процедур закупок является неотъемлемой частью управления организацией. Процесс закупок заслуживает высокого уровня внимания со стороны руководства, чтобы гарантировать, что он не станет жертвой мошенничества и коррупции. Процедуры закупок должны включать эффективные меры контроля для обеспечения подотчетности и прозрачности. Постоянный мониторинг и оценка руководством процесса закупок устанавливает целостность и соответствие законам и этическим стандартам.
Определите, какие существуют внутренние средства управления и работают ли они, как задумано. Не должно быть возможности для переопределения любого из элементов управления. Ключевые внутренние средства контроля для оценки включают в себя разделение обязанностей, контроль надзора, контроль получения, контроль авторизации и контроль записи.
Разработайте контрольный список соответствия, чтобы определить, соблюдаются ли процедуры закупок. Контрольный список должен быть разработан с участием сотрудников и руководства. Участвуя в разработке контрольного списка, сотрудник в основном обучается и лучше осведомлен о процессе. Хороший контрольный список соответствия усиливает существующие процедуры и отражает цели справедливости, открытости и конкуренции.
Выполните оценку риска, чтобы наметить или выявить возможные проблемы, недостатки или области высокого риска. Определив индикаторы или «красные флажки», организация может обеспечить наличие адекватного внутреннего контроля для предотвращения нарушений. Путем выявления рисков можно сократить конфликты интересов и случаи мошенничества и коррупции.
Отслеживание конкретных закупок в течение всего процесса закупок. Подумайте, предусмотрена ли закупка для открытой конкуренции и была ли она прозрачной и свободной от дискриминации для определенных поставщиков. Определите, был ли используемый метод закупок подходящим для приобретаемого товара или услуги, и убедитесь, что он был надлежащим образом задокументирован.
