Предоставление сотрудникам возможности совершать покупки без соответствующих руководящих принципов может увеличить затраты и сократить размер прибыли. Мудрая покупка начинается с покупки нужного количества и качества товаров по лучшей цене, а затем создается процедура, позволяющая контролировать процесс покупки. Использование бюджета и установление стандартного процесса проверки может выявить тенденции рынка, которые необходимо использовать, и структуры ценообразования, которые в противном случае могли бы быть упущены.
подготовка
Напишите список с изложением всех материалов и предметов, которые бизнес должен приобрести. Сгруппируйте похожие элементы вместе и дайте каждой группе соответствующий заголовок. Например, такие предметы, как ручки, легальные блокноты и бумага для копий, все бы попадали под заголовок «Канцелярские товары». Кофе, чай, чашки и пластиковые ложки могут быть перечислены в разделе «Кухонные принадлежности». Такие элементы, как переплеты, DVD-диски и футляры для DVD-дисков, могут находиться под заголовком «Упаковка»
Определите все отделы или области в компании, которые будут закупать расходные материалы, и документируйте группы предметов, из которых будет закупаться каждая область. Например, отдел маркетинга может осуществлять закупки в рубриках «Упаковка» и «Канцелярские товары». Административный персонал может быть единственным, кто покупает «Кухонные принадлежности», но также покупает «Канцелярские товары».
Запланируйте бюджет закупок для каждого отдела, используя годовой бюджет компании в качестве отправной точки. Установите ежемесячный бюджет для закупок каждого отдела - это может включать участие каждого руководителя отдела для окончательного утверждения.
Соберите информацию о поставщике, такую как название компании, адрес, номера телефонов, контактное лицо и номер счета вашей компании. Свяжите каждый приобретаемый товар с конкретным поставщиком или продавцами. Целесообразно иметь список поставщиков для каждого элемента, который имеет три элемента, так что, если предпочтительного поставщика нет в наличии, есть резервные поставщики, к которым можно обратиться. Наличие более одного поставщика для покупки предотвращает задержки при заказе. Это особенно важно в тех компаниях, где детали или другие предметы должны быть заказаны и получены своевременно, чтобы уложиться в сроки.
Установите отношения с поставщиками, чтобы договориться о ценовых скидках и управлять специальными заказами. Назначенный торговый представитель в компании-поставщике может разместить и ускорить срочные заказы или короткие сроки изготовления.
Написать процедуры
Напишите пошаговый процесс для каждого отдела, чтобы следовать при совершении покупок. Подумайте, как покупка будет запрошена, авторизована, заказана, получена, доставлена и оплачена. Подумайте об установлении ограничений на закупки для разных уровней сотрудников и персонала. Включите процедуры для специальных покупок, вариантов оплаты и покупок, которые могут потребовать ответа от других отделов. Например, покупка новых компьютеров административным отделом потребует участия и участия ИТ-отдела в приобретении инсталляционных элементов, таких как кабели, модемы и маршрутизаторы.
Сформулируйте пошаговый процесс управления оформлением документов в процессе покупки. В зависимости от потребностей бизнеса может потребоваться электронный процесс покупки вместо бумажного.
Разработайте формы, необходимые для каждой покупки, или купите стандартные формы соглашения у поставщика канцелярских товаров. Формы могут включать форму запроса на покупку с местом для авторизации, форму заказа для отправки поставщику, форму для получения товаров на главном складе и другую, которая распознает доставку в запрашивающий отдел.
Разработать процесс управления жалобами и подотчетностью, анализа отношений с поставщиками и структур скидок, мониторинга закупочных бюджетов, а также анализа и улучшения процесса закупок. Изменение и изменение процесса покупки может привести к лучшей окупаемости при методическом подходе. Ежеквартальные и ежегодные обзоры могут увеличить прибыль компании.
Создайте руководство по процедурам закупок, в котором изложены пошаговые инструкции для персонала. В руководстве должны быть четко прописаны шаги, которые каждый сотрудник должен выполнить для запроса, получения разрешения и оформления заказа на покупку. В нем также должны быть указаны те, кто будет управлять процессом и уполномочен утверждать покупку, а также список утвержденных поставщиков и список форм, который показывает физическое местоположение форм или их местонахождение в компьютерной сети компании.
