Для многих предприятий отправка и получение факсов являются ежедневным явлением. Факсимильная связь настолько распространена, что легко переключиться на обычное общение. Выполнение нескольких простых шагов поможет сохранить ваши факсы профессиональными. Практика правильного факсимильного этикета гарантирует, что ваш бизнес будет поддерживать профессиональную репутацию, которую вы так усердно работали.
Отправка факсов
Всегда помните, что отправка документов по факсу - это бизнес-процесс. Таким образом, имейте в виду эти основные рекомендации:
-
Всегда включайте титульный лист, свободный от любой ненужной информации или художественных работ. Укажите на титульном листе свое имя и контактную информацию, количество страниц (включая титульный лист факса), предполагаемого получателя и любую другую соответствующую информацию. Помните, что получатель факса может быть не единственным, кто видит документ, поэтому не забывайте, что титульный лист факса должен быть профессиональным.
-
После передачи вашего факса сделайте дополнительный звонок получателю. Это не требует глубокого обсуждения содержания факса. Вы просто подтверждаете, что факс получен. В этом разговоре уместно дать человеку знать, что он может позвонить вам с любыми дополнительными вопросами по факсимильным материалам по своему усмотрению.
-
Будьте осторожны при отправке по факсу конфиденциальной или конфиденциальной информации. Если вы отправляете информацию личного характера, позвоните заранее, чтобы сообщить человеку, что вы отправляете факс заранее. Одним из способов избежать такого рода проблем является использование онлайн-службы факсов. Эти услуги отправляют по факсу непосредственно на персональный компьютер.
-
Будьте осторожны при отправке нежелательных материалов. Каждый, кто работает в офисе, знает, насколько раздражающими могут быть такие объявления о недорогом медицинском страховании и поездках на Гавайи со скидкой. Если вы отправляете нежелательные факсы своим клиентам, делайте это только в тех редких случаях, когда это необходимо. Если вы получили запрос от получателя с просьбой не получать такие факсы, уважайте их пожелания и удалите их из своего списка.
Получение факсов
Как и при отправке факсов, существуют правила этикета и для приема факсов:
-
Уважайте конфиденциальность полученных конфиденциальных факсов. Не делитесь личной информацией со своими коллегами, которая была предназначена исключительно для вашего просмотра.
-
Не оставляйте конфиденциальные факсы в тех местах, где их потенциально могут видеть другие. Обращайтесь с факсами так же, как с любыми другими конфиденциальными документами.
-
Если вы получили факс по ошибке, сообщите об этом отправителю, позвонив ему. Обычно требуется уничтожить все факсы, полученные по ошибке.
