Письма - лучший способ гарантировать, что сотрудники или клиенты будут уведомлены об изменении в политике. Люди имеют тенденцию игнорировать знаки и электронные письма, потому что они ежедневно засыпают таким количеством рекламы и электронных писем. Письма, с другой стороны, труднее игнорировать, потому что они связаны с формальностью и важными сообщениями. Письма-уведомления просты в написании и очень эффективны.
Загрузите фирменный бланк в свой принтер. У большинства компаний есть политика, согласно которой официальные сообщения должны быть на фирменном бланке, потому что это помогает донести идею последовательности и авторитета.
Откройте письмо, введя дату. Если письмо отправляется физическому лицу, введите имя и адрес получателя. Если письмо будет частью массовой рассылки аналогичных уведомлений, не вводите имя или используйте функцию слияния в вашей программе обработки текста для вставки имен.
Начните письмо, набрав «Уважаемый г-н. / Мс. (Имя)», затем двоеточие, или для более общей рассылки «Уважаемый клиент» или аналогичный шутка.
Начните письмо с краткого объяснения ситуации. Если вы пишете, чтобы сообщить плохие новости, например, в уведомлении о просроченных книгах или просроченном счете, объясните, для чего этот счет и как поздно. Если вы пишете, чтобы уведомить клиентов об изменении политики, объясните проблему, которая привела к необходимости изменения политики.
Объясните уведомление ясно и кратко, чтобы получатель не пропустил сообщение. Укажите соответствующие даты, когда политика вступит в силу.
Предоставьте информацию о действиях, такую как крайние сроки или процедуры, которым должен следовать получатель письма. Предоставьте свою контактную информацию, если у них есть вопросы.
Закройте письмо, поблагодарив сотрудника или клиента за его внимание, и введите свое имя. Войдите в пространство над своим именем.
подсказки
-
Держите письмо кратким и фактическим. Если вы извинитесь, слишком много клиентов или сотрудников могут интерпретировать это как указание на то, что они могут поспорить с уведомлением или изменением политики.
