Система начисления заработной платы предоставляет работодателю необходимые средства для обработки его заработной платы. Пока система начисления заработной платы удовлетворяет потребности работодателя в платежной ведомости, последний может использовать любую систему, какую пожелает.
Руководство
Ручная система начисления заработной платы должна быть выбрана после тщательного обдумывания. Эта система требует, чтобы лицо, занимающееся платежной ведомостью, обрабатывало всю зарплату вручную; увеличивая вероятность ошибок. Работодатели должны использовать систему начисления заработной платы вручную, только если у них мало сотрудников. Преимущество этой системы в том, что она недорогая в реализации.
Работодатели могут купить стандартные табели учета в стационарном магазине и попросить сотрудников заполнить их. Работодатель может выполнять расчеты по заработной плате и налогам на калькуляторе, проверять зарплату от руки / платежные квитанции или использовать печатную машинку и хранить распечатанные данные заработной платы в ящиках для хранения. Тем не менее, попытка использовать эту систему, если кто-то не осведомлен о законах о заработной плате, или если заработная плата слишком велика, может привести к неточной проверке зарплаты и обработке налогов.
Внутренний компьютеризированный
Внутренняя компьютеризированная система является жизнеспособной альтернативой, если работодатель хочет исключить ручную обработку заработной платы. В этой системе используется программное обеспечение для начисления заработной платы, такое как Z-Pay, Ultipro и QuickBooks, которое может хранить данные о заработной плате для соблюдения требований о ведении учета. Он рассчитывает заработную плату и отчисления на основе введенных данных. Например, лицо, осуществляющее начисление заработной платы, вводит статус регистрации работника, рабочее состояние и пособия в программу расчета заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы имеет федеральные и штатные таблицы удержаний, жестко запрограммированные в системе, и выполняет расчеты.
Эта система требует от сотрудника инвестировать и поддерживать программное обеспечение для расчета заработной платы. В зависимости от сложности программного обеспечения, персоналу для расчета заработной платы может потребоваться обширное обучение. Если начисление заработной платы невелико, единоличное начисление заработной платы может выполнять обработку платежной ведомости Но если заработная плата велика, с тысячами сотрудников, работодатель должен был бы нанять полный штат заработной платы, который может включать клерка / помощника по заработной плате, специалиста по заработной плате, супервайзера по заработной плате и менеджера по заработной плате. Эта система может оказаться дорогой для работодателей.
Outsourced
Аутсорсинг расчета заработной платы поставщику услуг по выплате заработной платы часто является экономически эффективной и экономящей время альтернативой для работодателей. Службы начисления заработной платы имеют специалисты по начислению заработной платы, которые обрабатывают платежные ведомости клиентов, включая прямые депозитные платежи, чеки в реальном времени и обработку W-2. Работодатели платят фиксированную плату за эту услугу, что исключает необходимость выплаты зарплаты сотрудникам на месте и выплате заработной платы. Кроме того, работодатели не должны иметь дело с глюками программного обеспечения заработной платы. В конечном итоге аутсорсинг заработной платы дает работодателю время сосредоточиться на других обязанностях.
Многие поставщики услуг по выплате заработной платы предлагают онлайн-решения для расчета заработной платы, которые позволяют работодателям получать доступ к данным о заработной плате сотрудников и регистрам заработной платы в Интернете. Кроме того, службы начисления заработной платы, как правило, предлагают клиентам различные способы передачи часов начисления заработной платы для каждого периода оплаты, например по факсу, электронной почте или через Интернет.
Недостатком аутсорсинга является то, что, когда у сотрудников возникают проблемы с заработной платой, немедленная помощь может быть недоступна. Кроме того, когда служба начисления заработной платы делает определенные ошибки в налоге на заработную плату, IRS наказывает работодателя, а не службу начисления заработной платы. Следовательно, некоторые работодатели нанимают администратора заработной платы на месте, который работает в качестве связующего звена для службы расчета заработной платы и работодателя.
