Электронные таблицы являются популярным инструментом в офисе и могут пригодиться и дома. Если вам нужно составить расписание, чтобы детализировать и автоматически сложить расходы на свадьбу, составить счет-фактуру для вашего внештатного клиента или создать набор финансовых отчетов для вашего бизнеса, электронные таблицы соответствуют этой задаче.
Если вы захотите использовать некоторые из более продвинутых функций, может возникнуть некоторая кривая обучения, но как только вы поймете, как работают электронные таблицы и их возможности, вы увидите, что их использование практически бесконечно.
Что такое электронная таблица?
Электронная таблица - это электронный документ, который использует строки и столбцы для хранения и обработки данных. Это цифровой программный лист, созданный по образцу бумажной формы бухгалтера. Строки и столбцы образуют ячейки, которые содержат отдельные фрагменты данных. Вы можете использовать электронные таблицы для выполнения математических расчетов и других манипуляций с данными, которые вы вводите.
Многие люди также используют электронные таблицы для записи и хранения данных, которые имеют несколько атрибутов. Например, имя человека, его адресные данные, название компании, в которой он работает, его должность и статус деловых отношений могут быть использованы для базы данных по продажам.
Вы можете сортировать данные в электронной таблице и выполнять различные виды анализа. Вы также можете применять различные формулы и функции к данным. Электронные таблицы предлагают возможность систематизировать вашу информацию и использовать ее в качестве основы для создания таблиц, диаграмм и графиков для анализа.
Зачем использовать электронную таблицу?
Одной из самых популярных причин использования электронных таблиц является хранение, запись и печать данных. Организовать и сортировать данные легко с помощью электронной таблицы, а благодаря расположению со строками и столбцами ячеек вы можете щелкнуть в любом месте, чтобы легко обновить информацию, не беспокоясь о невидимых пробелах, возвратах или вкладках, как в других программах. такой как текстовый процессор.
Вы можете автоматизировать различные функции для выполнения вычислений, поиска определенных элементов или получения информации об обновлениях из других программ или из Интернета. Например, бухгалтеры могут добавлять новые данные каждый месяц в свои электронные таблицы и использовать простую формулу «сумма» для автоматического обновления итоговых данных.
Электронные таблицы предлагают быстрый и простой способ отображать данные и делиться ими с другими. Вы можете ввести данные или скопировать их из другой программы и вставить их в электронную таблицу, сохранить файл и легко отправить его кому-либо по электронной почте. Офисные работники могут сохранить электронную таблицу в своей офисной компьютерной сети, чтобы позволить другим людям открывать файл и обновлять его различные части.
Электронные таблицы предоставляют возможность хранить большие объемы данных в одном месте, поскольку в файле электронной таблицы содержится более одного листа. Каждая вкладка файла называется рабочей таблицей, а файл называется рабочей книгой. Вы можете хранить финансовую информацию, отформатированную в финансовых отчетах для малого бизнеса, и использовать разные вкладки для каждого месяца года. Затем вы можете добавить еще одну вкладку, которая использует ссылки для обобщения и суммирования всех данных в годовой показатель.
Как использовать Google Excel
Excel - это название продукта для работы с электронными таблицами Microsoft Office, но вы можете использовать его вместе с Google, а не с помощью приложения Google для работы с электронными таблицами. Одним из самых больших преимуществ использования программы для работы с электронными таблицами Microsoft Excel в приложении Google Drive Google является то, что вы можете работать с электронными таблицами Excel в Интернете.
В Microsoft Office, если у вас нет онлайновой подписки на Office 365, вы сможете получать доступ к файлам электронных таблиц Excel только с жесткого диска вашего компьютера или из папки сетевых файлов. Если вы хотите работать с электронными таблицами Excel на диске Google, вы также можете преобразовать свою электронную таблицу Excel в файл Google Sheets. Если вы загрузите файл Excel для сохранения на своем Google Диске и попытаетесь открыть его, вы увидите статический документ, который не позволит вам вносить какие-либо изменения.
Однако Microsoft и Google улучшили свои возможности совместной работы с файлами Microsoft Office в Google. Вы можете установить подключаемый модуль Microsoft Office на Google Диске, который можно найти в Google Play. После того, как вы установили плагин при открытии приложений Microsoft Office, вы увидите раскрывающееся меню с надписью «Диск Google», которое предоставит вам различные возможности для открытия, редактирования и сохранения файлов Microsoft Office, сохраняя их. в формате Microsoft Office, сохраняя их в вашем Google Диске.
Чтобы получить плагин, выполните онлайн-поиск в вашем браузере для плагина Google Drive для Microsoft Office. Вам будет предложено загрузить «_driveforoffice.exe "_ файл и выполните простой процесс установки.
Как использовать Google Sheets
Чтобы создать электронную таблицу в Google Sheets, убедитесь, что вы вошли в свою учетную запись Google, откройте вкладку браузера, перейдите на drive.google.com или sheet.google.com и создайте новый документ Sheets.
Перейдя на Google Диск, используя строку меню в левой части экрана или красную кнопку «+» в правом нижнем углу экрана, создайте новый документ Sheets, и вы будете готовы начать использовать свой электронные таблицы. Google Sheets позволяет вам легко сотрудничать с другими людьми в Интернете после того, как вы отправите им ссылку на свою электронную таблицу. Несколько человек могут одновременно активно работать с файлом, и вы можете видеть, кто находится в файле и даже над какой вкладкой и ячейкой электронной таблицы они работают. С помощью Sheets вы также можете использовать другие интегрированные инструменты Google, такие как перевод текста в вашей электронной таблице, использование формул для автоматического сбора данных о ценах на акции с онлайн-сайтов и импорт других типов данных непосредственно с веб-страниц в вашу электронную таблицу.
Google Sheets предлагает готовые шаблоны для различных целей, таких как бюджет, внештатный счет, финансовая отчетность компании, система отслеживания проектов, диаграмма Ганта, график смен сотрудников, база данных контактов с клиентами и многое другое. Вы также можете найти эти и другие шаблоны в Microsoft Excel и других программах для работы с электронными таблицами. Одним из преимуществ Google Sheets является то, что ваша работа сохраняется автоматически каждые несколько секунд. Если вы используете программу для работы с электронными таблицами Excel, у вас есть возможность сохранять автоматически, но это не функция по умолчанию, и вы можете потерять работу, если не будете часто сохранять свою работу вручную.
Основные функции электронных таблиц
Основные функции электронной таблицы включают хранение трех типов данных: текста, чисел и формул или функций. Большинство людей используют электронные таблицы для выполнения основных математических вычислений, таких как сложение, вычитание, умножение и деление своих данных. Вы также можете хранить строки данных с несколькими атрибутами, такими как имя и адрес.
Таблицы обычно имеют много строк для размещения большого количества данных, с максимумом двух миллионов ячеек, составленных из любого количества столбцов и строк, которые вам нужны, вплоть до этого предела ячеек. Последняя версия Microsoft Excel в настоящее время предлагает 1048 576 строк и 16 384 столбцов для хранения ваших данных.
Данные электронной таблицы могут быть скопированы в виде таблиц и вставлены в другие программы, такие как текстовый процессор или программа слайд-презентации, для создания различных графиков для целей анализа, составления отчетов и представления. Вы также можете отформатировать данные, используя цвета, линии, текстовые поля, изображения и многие другие функции, чтобы привлечь внимание к определенным частям ваших данных или вашему расписанию электронных таблиц.
Что такое расширенные функции электронных таблиц?
В зависимости от того, используете ли вы Google Sheets, Microsoft Excel или другую программу для работы с электронными таблицами, у вас будет доступ ко многим расширенным функциям, которые помогут вам построить все типы моделей для обработки и анализа данных.
Например, вы можете использовать электронные таблицы для проведения статистического регрессионного анализа, моделирования дисконтированных денежных потоков и многих других упражнений. Вы можете создать рабочую книгу с несколькими электронными таблицами, в которой будут храниться данные финансовой отчетности за каждый месяц года. Затем вы можете создать другую таблицу в той же рабочей книге или новую рабочую книгу, в которой есть предположения о росте бизнеса, росте продаж, процентном изменении затрат и других предположениях. Используя формулы и ссылки, вы можете затем создать прогнозируемый финансовый отчет, который будет автоматически обновляться при каждом изменении предположений на вкладке предположений в электронной таблице.
Вы можете использовать множество различных автоматических формул и функций, включая формулы «если / тогда», которые позволяют вам сказать, если условие «X» выполнено, затем выполнить функцию или формулу «Y». Вы даже можете вложить эти операторы if / then, а Microsoft Excel может обрабатывать до семи операторов if / then, вложенных друг в друга, а это означает, что вы можете иметь до семи условных функций, зависящих друг от друга, автоматически применяемых к вашим данным.
В некоторых программах для работы с электронными таблицами имеется средство записи макросов, которое позволяет записывать различные этапы рутинного процесса, такого как форматирование электронных таблиц или ввод определенных типов данных, без необходимости знания Visual Basic или любого другого языка программирования. В будущем вместо выполнения реальных функций в электронной таблице вы можете использовать сочетания клавиш, и ваш процесс будет выполняться автоматически, поскольку шаги были сохранены в виде макроса.
Электронные таблицы предлагают такие функции, как «поиск цели», которая позволяет перебирать формулы и решать их для определенных определенных ответов и соответственно изменять входные данные. Если у вас есть большие наборы данных для работы, определенные функции позволяют вам идентифицировать и удалять дубликаты, сортировать и фильтровать данные, консолидировать их, подытоживать, ранжировать и искать значения данных по вертикали или горизонтали и возвращать их в новую таблицу., Это всего лишь несколько примеров множества расширенных функций, которые предлагают электронные таблицы.
Таблицы против программ баз данных
Многие люди используют электронные таблицы для хранения строк данных, и вы можете задаться вопросом, почему бы вам просто не использовать программу базы данных, такую как Microsoft Access, для хранения данных вместо использования электронной таблицы. Хотя программы баз данных и электронных таблиц могут хранить строки данных с несколькими атрибутами, у каждого есть свои сильные стороны.
Excel, Google Sheets и другие электронные таблицы хранят данные с заголовками так же, как это делает программа базы данных. Однако с данными электронной таблицы вы можете легко выполнять автоматические вычисления по формулам или ручные вычисления по данным. Электронные таблицы также просты в использовании, и вы можете сразу же начать вводить данные и работать с ними, вместо того чтобы настраивать базу данных, как в такой программе, как Access. С помощью электронных таблиц вы также можете легко создавать диаграммы и графики на основе ваших данных.
С другой стороны, базы данных имеют тенденцию быть более стабильными. С данными электронных таблиц легко по ошибке удалить ячейку, строку или столбец данных, если вы не уделяете должного внимания, что гораздо труднее сделать в программе базы данных. Кроме того, если у вас есть большие объемы данных, они могут стать неуправляемыми в электронной таблице, где программы баз данных специально предназначены для управления тысячами и даже миллионами строк записей данных. Когда вам необходимо постоянно обновлять элементы каждой строки записей данных или выполнять различные типы сортировки и отчетности, программа базы данных может иметь больше смысла, чем электронная таблица.
