Если вы владелец бизнеса, важно вести актуальный список своих товаров. Товарно-материальные запасы считаются активами бизнеса и должны быть указаны как таковые в вашей финансовой отчетности. Вам также нужна эта информация, чтобы точно рассчитать, сколько страховки вам необходимо в случае кражи, пожара, наводнения или другого происшествия, которое может повлиять на ваш инвентарь. Если инцидент все же произойдет, ваш инвентарный список поможет вам при подаче страхового возмещения.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Программного обеспечения
Решите, какой тип программного обеспечения вы хотите использовать для записи и обновления вашего инвентаря. Многие компании используют электронную таблицу Excel для составления списка товаров.
Введите информацию, такую как описание каждого элемента; количество предметов; серийные номера на оборудовании; название производителя; цена; и дата покупки. Каждый тип бизнеса будет включать в себя разные вещи. Адвокатское бюро может иметь только офисное оборудование; строительная компания может иметь бульдозеры, грузовики, прицепы и инструменты; в продуктовом магазине могут быть кассовые аппараты, стеллажи, холодильники, морозильные камеры и продукты, которые они продают. Крупному магазину или компании может потребоваться инвентаризация товаров на ежедневной основе; В небольшом офисе инвентаризация оборудования может потребоваться только один раз в год. Не все должно быть инвентаризировано. Канцелярские товары, такие как бумага, ручки и скрепки, не нуждаются в инвентаризации (если у вас нет магазина канцелярских товаров). Как правило, вы должны описывать все, что вы включаете в страховой отчет.
Включите отсканированные копии квитанций от вашей первоначальной покупки в записи вашего компьютера.
Включите отсканированные или цифровые копии фотографий вашего инвентаря в записи вашего компьютера. Например, сделайте фотографии компьютеров, копиров, автомобилей, грузовиков, ювелирных изделий (если у вас есть ювелирный магазин), техники и т. Д.
Сохраните записи своего компьютера в безопасном месте, где для доступа потребуется пароль. Предоставляйте пароль только тем, кому вы доверяете эту информацию.
Убедитесь, что у вас есть несколько копий вашего инвентаря, хранящихся за пределами безопасного места. Предоставьте электронную копию вашего инвентаря вашему юристу, бухгалтеру и страховому агенту.
Подумайте о том, чтобы получить сейф в своем банке, где вы можете хранить распечатанные и электронные копии вашего инвентаря.
