Поскольку ваш малый бизнес находится на подъеме, вы не только окажетесь в равных долях ответственности и удовлетворения; Вы также найдете много жаргона. Среди наименее веселого жаргона - тот, который связан с деловыми расходами - вы знаете, такие термины, как капитальные затраты, значительные активы, амортизация, обеспеченный долг и долговое финансирование.
Когда кто-то говорит, что бизнес-жаргон говорит «выплата наличных», смысл сводится к простому оттоку наличности. В большинстве случаев - если вы хотите облегчить свою жизнь - вы можете даже назвать это платежом, но точное определение становится немного более конкретным, чем это.
Что такое выплата наличными?
Итак, мы знаем, что выдача наличных - это отток или выплата денег. Но что может охватить этот отток?
Выплаты наличными часто идут на операционные расходы, товары и услуги, необходимые для бизнеса, и счета, которые вы платите за обычную деловую деятельность, но они также могут оплачивать проценты по кредитам. Точно так же они могут принимать форму выплаты дивидендов или распределения прибыли среди акционеров. Это общие штрихи, но в повседневной работе малого бизнеса некоторые из наиболее распространенных видов денежных выплат - это мелкие денежные расходы и даже возмещение средств клиентам, сделанное прямо из кассы.
Хотя это звучит как оксюморон, учитывая сам термин, денежные выплаты не должны принимать форму бумажных денег; выплата наличных также может быть выплачена в виде пластиковых, чеков или электронных денежных переводов.
Процесс выдачи наличных
Как правило, предприятия используют систему кредиторской задолженности (включая различные типы программного обеспечения для кредиторской задолженности, часто используемые малыми предприятиями) для распределения денежных средств. Кроме того, система начисления заработной платы вашего бизнеса может производить выплаты наличными. Некоторые предприятия могут передать процесс выдачи наличных в свой банк.
На противоположном конце спектра выплаты наличными могут быть просто выплачены мелкими наличными из одной руки в другую. Мелкие наличные обычно используются сотрудниками для совершения небольших покупок, связанных с бизнесом, таких как мелкие канцелярские товары, обед с клиентом или поездка Lyft к месту работы. Это те мелкие покупки, которые не требуют выписывания чека или электронного перевода средств.
Защитите себя с помощью контрольных процедур
Несмотря на то, что мелкие выплаты наличными так же просты, как вложение денег в руки работника, они требуют контрольных процедур, таких как выдача наличных с помощью чека или банковского перевода. Термин «контрольные процедуры» может показаться немного пугающим, но в данном случае это просто означает, что вы должны конкретно фиксировать денежные выплаты вашего бизнеса, вести учет с помощью журнала физических выплат или программного обеспечения для цифрового учета (или обоих). Это дает вам бумажный след и помогает защитить бухгалтерские данные вашего бизнеса перед налоговым сезоном, а также помогает отслеживать бюджет круглый год.
Что касается мелких денежных средств, убедитесь, что получатели получили квитанцию о любых сделанных бизнес-покупках, и сохраните эту квитанцию в архиве вместе с мелким кассовым чеком с указанием имени спонсора и описания покупки. В целом, независимо от того, поданы ли они в цифровом виде или по аналогии со старыми школами, каждая выплата наличных должна производиться вместе с отчетом, включающим такую информацию, как тип расходов, дата, сумма, получатель платежа, форма платежа и памятка с описанием любых других соответствующих подробности. Если вы выплатили денежную выплату в качестве дивидендной выплаты, запишите это в своем журнале или программном обеспечении как уменьшение корпоративного капитала. Аналогичным образом, возврат денежных средств с кассы должен быть отражен как уменьшение объема продаж.
Лучше вести учет выплат наличными в течение семи лет, чтобы обеспечить максимальную защиту в случае налоговой проверки. Конечно, это может занять немного места в офисе (или на жестком диске, или в облачном хранилище), но это более чем стоит своего веса в душевном спокойствии.
