Комментирование эффективности работы сотрудника может происходить в ходе ежегодной оценки производительности, или комментарии могут предоставляться во время неформальных бесед с сотрудником. Руководители, которые оценивают эффективность работы сотрудников, должны следовать определенным протоколам и практикам компании при предоставлении сотрудникам отзывов об их уровнях производительности. Комментарии о выполнении работника должны быть рациональными, хорошо документированными и иметь достаточную возможность для сотрудника внести свой вклад.
Просмотрите личный файл сотрудника. Если вы проводите ежегодную аттестацию и собираетесь предоставить комментарии в рамках оценочного собрания, просмотрите столько документации, сколько доступно на период оценки. Например, служебные записки о дисциплинарных и корректирующих действиях, записи о посещаемости, рабочие журналы, благодарности и самооценки сотрудников - это материалы, которые вы должны просмотреть перед встречей с сотрудником, чтобы прокомментировать результаты работы. Посмотрите на эффективность работы сотрудника в целом, прежде чем создавать комментарии для периода оценки во время ежегодной оценки.
Запланируйте время, чтобы встретиться с работником по поводу его работы. Если сотрудник не ожидал встречи с вами, чтобы обсудить производительность, скажите ей точно, о чем идет речь, и предложите ей принести соответствующие материалы и заметки о своей работе. Напомните сотруднику, что встреча должна быть беседой, а не односторонним отчетом о ее работе без какого-либо участия сотрудника или обратной связи.
Начните встречу с позитивной ноты, отметив вклад сотрудника, его квалификацию и то, как компания ценит его навыки и квалификацию. Предоставляйте комментарии и подкрепляйте свои комментарии документацией. Придерживайтесь фактов и личных наблюдений по вопросам, связанным с работой. Воздерживайтесь от использования обвинительного тона, когда вы предоставляете конструктивную обратную связь, и не полагайтесь на информацию из вторых рук, если нет письменной документации, подтверждающей наблюдения других. Эффективное общение с вашим сотрудником во время этой встречи очень важно. Nolo, поставщик юридической информации для работодателей, предоставляет советы по предоставлению обратной связи сотрудникам в своем руководстве под названием «Как проводить оценку сотрудника». В нем говорится: «Сосредоточьтесь на том, насколько хорошо (или плохо) работник выполняет свою работу, а не на личных характеристиках или чертах работника».
Рассмотрите конкретные случаи, когда вы наблюдали, как сотрудник выполнял свои служебные обязанности. Обеспечьте сбалансированную обратную связь - другими словами, не сосредотачивайтесь на строго конструктивной или отрицательной обратной связи, даже если это было целью вашего разговора. Приведите примеры результатов работы сотрудников, которые соответствуют ожиданиям компании. Укажите области, в которых, по вашему мнению, работник демонстрирует отличную производительность, и отметьте области, в которых он может улучшить свои показатели.
Документируйте свой разговор с сотрудником. Если встреча является кульминацией служебной аттестации, предоставьте сотруднику копию оценочного документа и попросите ее подписать его. Если это неформальная встреча, на которой вы предоставляете конструктивную обратную связь и предложения по улучшению, включите сотрудницу в диалог о том, как улучшить ее работу. Спросите, какое обучение и ресурсы ей нужно улучшить, и укажите, когда вы последуете за ней, чтобы предоставить инструменты, в которых она нуждается. Если на собрании будет обсуждаться производительность, превосходящая ожидания компании, скажите сотруднику, что вы обобщите ваши комментарии и поместите копию резюме в ее личный файл, а также предоставьте ей копию.
