Деловые встречи требуют планирования, организации, руководства, ведения учета и контроля. То, как ваш проект будет продвигаться, будет зависеть от принятия решений и действий, которые станут результатом совместных усилий, которые стали возможны благодаря встрече.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня
-
Комната для переговоров
Составить план встречи. Повестка дня состоит из всех вопросов, требующих обсуждения решений, необходимых для продвижения вашего проекта или целей. Перечислите все известные проблемы в кратком наброске с пунктами. После того, как вы составите повестку дня, вы узнаете проблемы, а затем узнаете, кому нужно присутствовать на собрании.
Разошлите массовое электронное письмо или позвоните всем лицам, которые должны присутствовать на собрании, и спросите их наличие с датами и временем в течение недели, если у вас есть несколько участников. Это само по себе может быть сложной задачей, учитывая плотный график. Когда у вас будет доступность для всех, сделайте перекрестную ссылку на расписание для доступной даты и времени. Запланируйте достаточно времени для проведения собрания и разошлите всем участникам дату, время начала, время окончания и место встречи, а также копию повестки дня.
При подготовке к собранию раздайте копии повестки дня всем участникам вместе с любыми документами, которые станут темой обсуждения. Дисплеи и презентации Power Point должны быть готовы к показу с мольбертами и любыми необходимыми проекторами, ноутбуками и экранами. Кроме того, организатор собрания должен быть готов руководить собранием, а на совещании должен присутствовать ответственный за ведение записей.
Организатор / руководитель встречи должен продолжать обсуждение. Дискуссия неизбежно приведет к возникновению спорных вопросов и обсуждению не по теме, поэтому руководитель должен убедиться, что обсуждение в конечном итоге вернется к пунктам повестки дня. Лидер также должен следить за временем и продолжать обсуждение, чтобы охватить все пункты повестки дня. Руководитель должен предоставить краткое описание пунктов повестки дня, чтобы начать обсуждение, а также задать вопросы или запросить информацию у участников для получения необходимой информации. Лидер должен завершить каждый элемент действия с лицом, ответственным за его выполнение, и сметным графиком выполнения.
После того, как все пункты повестки дня завершены, группа должна запланировать последующее собрание, если необходимо, или наметить регулярно проводимые собрания в согласованные день и время.
Хранитель записей должен скомпилировать свои записи в протоколы собрания, организованные в формате плана. Затем черновой протокол должен быть отправлен участникам собрания для получения комментариев, исправлений или изменений. Заключительные протоколы собрания затем должны быть разосланы участникам и использованы для последующих действий и в качестве основы для повестки дня следующего собрания, если это необходимо.
