Деловой мир полон долгих, скучных, бессвязных встреч. Если ваша встреча сфокусирована и конкретна, то все, кто приедет, оценят это. Будь то еженедельная встреча персонала или отраслевая конференция, планирование и подготовка могут иметь значение между продуктивной сессией или утомительной парой часов.
Иметь цель
Собрание будет проходить быстрее и будет более целенаправленным, если у вас есть причина его провести. Даже если это регулярное еженедельное собрание, оно будет более продуктивным, если у вас есть конкретная цель. Составьте повестку дня, касающуюся тем, которые вы хотите охватить. Придерживайтесь повестки дня: если кто-то поднимает несвязанную тему, попросите его поговорить об этом с вами после окончания собрания.
Пригласите выборочно
Не приглашайте людей, которые не должны быть там. Если все, что вам нужно от кого-то, - это обновление ее последнего проекта, вы можете получить это по электронной почте. Сохранение встречи в разумных размерах делает вещи более упорядоченными и целенаправленными. Это также освобождает больше людей для продуктивной работы.
Подготовьте своих участников
Разошлите свою повестку дня до встречи, чтобы все знали, чего ожидать. Если вы созываете собрание, чтобы обсудить недавнее событие - изменение закона, задержку проекта - включите в повестку дня справочную информацию. Таким образом, все будут в курсе, и у вас будет больше времени на встречу, чтобы заняться разработкой.
Найти правильное пространство
Найдите достаточно просторную комнату, чтобы все, кто присутствовал, могли удобно расположиться. Сжимать людей или охотиться за стульями отвлекает, неудобно и заставляет вас выглядеть неподготовленным. Убедитесь, что в комнате есть все необходимое оборудование и что оно в рабочем состоянии. Это особенно важно, если собрание включает презентацию в виде слайд-шоу или если кто-то собирается присутствовать по телефону или в режиме видеоконференции.
Управляй собранием
Повестки дня не волшебство. Многие встречи начинаются с цели, затем участники отклоняются от касательных. Если вы принимаете хостинг, это ваше дело, чтобы вернуть корабль на курс. Если ваши гости включают клиентов или высшее руководство, вам придется делать это с деликатным подходом, но это нужно делать. Завершите встречу в назначенное время.
Помогите людям расслабиться
Вы не хотите проводить такое тесное собрание, что все чувствуют себя так, будто находятся в учебном лагере. Организовать доставку закусок и безалкогольных напитков. Выделите немного времени для начала разговоров, так как людям, естественно, нравится общаться друг с другом. Только не позволяйте этому продолжаться до такой степени, что это задерживает бизнес под рукой.