При запросе платежа от клиента используются соответствующие меры для создания эффективных писем для отправки им. Письма с просьбой об оплате используются, когда клиент не может оплатить счет в установленный срок. Чем дольше клиент оплачивает счет, тем больше писем компания пишет этому человеку. Письмо с просьбой об оплате должно быть вежливым, понятным и содержать подробную информацию о неоплаченном счете.
Используйте фирменный бланк, поскольку он содержит всю контактную информацию организации и часто выглядит более формально.
Адрес письма. Включите дату письма, а затем имя и адрес клиента. Обратитесь к человеку, указав «Уважаемый», а затем полное имя клиента.
Укажите цель письма. Письмо с просьбой об оплате должно четко указывать эту цель в начале письма. Используйте профессиональный тон и держите слова позитивными и теплыми.
Включите детали долга. Укажите дату предоставления услуг по данному долгу, первоначальную дату платежа и сумму задолженности, включая любые просроченные платежи. Включите также номер счета-фактуры, чтобы клиент мог легче найти исходный документ. Многие компании также будут включать копию оригинальной накладной в этот тип письма. Также проинформируйте клиента о процентной ставке, по которой рассчитывается плата за просрочку.
Спросите клиента об оплате. Сообщите клиенту, что дополнительных просроченных платежей можно избежать, заплатив полную сумму к указанной дате. Попросите клиента позвонить вам, чтобы договориться, если он не сможет произвести оплату в полном объеме к этой дате. При необходимости укажите свой номер телефона и прямой добавочный номер. Включите также свой адрес электронной почты и предложите свою переписку таким образом, если клиент пожелает.
Спасибо клиенту. Предложите свою благодарность клиенту, если оплата уже произведена, и заранее поблагодарите клиента за своевременную отправку платежа. Скажите клиенту, что, если у него есть какие-либо вопросы, он должен без колебаний позвонить вам по этому вопросу.
Подпишите письмо. Завершите письмо, написав «С уважением», а затем ваше имя и должность.
