Бухгалтерский учет был бы прост, если бы вы просто сократили финансовую отчетность до нескольких строк: деньги, заработанные в этом месяце, потраченные деньги, вот что осталось, и это стоимость наших активов. Простой, но не очень информативный. Хотя некоторые принципы бухгалтерского учета являются сложными, классификация счетов является базовой: создавая разные учетные записи для разных видов долгов, доходов и активов, бухгалтерский учет предоставляет больше информации о компании. Это делает бухгалтерские книги и финансовую отчетность более полезными для руководителей, инвесторов и кредиторов.
Запись в бухгалтерии
В бухгалтерском учете каждая транзакция, от покупки бумаги для ксерокса до продажи запасов на сумму 1 миллион долларов, переходит в бухгалтерскую книгу компании. Смысл записи в бухгалтерском учете состоит в том, что записи транзакций сохраняют точность. Руководство корпорации может видеть, как работает компания и зарабатывает ли она больше, чем тратит. Инвесторы и кредиторы могут просмотреть бухгалтерские книги и финансовые отчеты и решить, можно ли доверять компании их деньги.
Самый простой способ записать транзакции - это записать их в журнал учета, соответственно скорректировав различные классификации счетов. Если, скажем, клиент, который должен вам 500 долларов, оплачивает счет, это касается двух классов: дебиторской задолженности (теперь 500 долларов меньше) и денежных средств (500 долларов больше). Ввод каждой транзакции, как это происходит, требует времени и увеличивает вероятность ошибок. С бухгалтерским программным обеспечением бухгалтеры могут просто записывать в программное обеспечение, когда компания получает счет-фактуру поставщика или выходят чеки. Затем программное обеспечение автоматически дебетует или зачисляет соответствующие классификации счетов.
Классификация счетов делает учет более сложным, но также более информативным и подробным. В некотором смысле это упрощает учет в будущем. Предположим, вы купили обширную библиотеку компьютерного программного обеспечения для компьютеров компании. Все программное обеспечение является фиксированным, нематериальным активом. Когда вы заявляете об амортизации в связи с потерей стоимости программного обеспечения из-за возраста, все программное обеспечение должно амортизироваться примерно с одинаковой скоростью. Регистрация всех программ в одной классификации активов упрощает применение амортизации для всего класса.
Классификация счетов
Классификация ваших счетов объединяет ваши финансы в различные категории в ваших бухгалтерских книгах и финансовых отчетах. Это разбивает ваши записи на несколько широких классификаций.
- Счета активов: Этот список включает в себя имущество и оборудование компании, от земли до денег, патенты и многое другое.
- Ответственность счетовСюда входят деньги, которые ваша компания должна, но еще не выплатила, такие как кредиторская задолженность, ипотека, кредиты и другие неоплаченные счета.
- Счета капитала или собственного капитала: Это доля собственности, которую владелец, владелец или акционеры имеют в бизнесе. Ставка растет и падает в зависимости от стоимости активов и суммы долга.
- Снятие средств со счета: Это покрывает деньги, вывозимые владельцами бизнеса для личного пользования. Включает учет чертежей в товариществах и учет дивидендов в корпорациях.
- Счета доходов: Эти отчеты и отслеживать доход от продажи товаров или услуг. Они также включают нерабочие доходы, такие как доходы от кредитов или инвестиций.
- Служебные расходы: Это включает в себя заработную плату, аренду, заработную плату, расходные материалы и другие расходы.
Классификация счетов может вдаваться в подробности. Например, классификация активов разбивает счета активов на несколько подкатегорий:
- Денежные средства: Это включает в себя деньги на текущих счетах, депозитные счета и мелкие денежные средства компании.
- Дебиторская задолженность: Если вы не ведете бухгалтерский учет строго на кассовой основе, вы сообщаете о деньгах, когда вы их зарабатываете, а не когда вы их получаете. Скажем, вы продаете заказчику товар на сумму $ 1500, но платите ему 30 дней. Вы сообщаете 1500 долларов, как только заработаете. Он классифицируется как доход в отчете о прибылях и убытках и дебиторской задолженности (актив) в балансе.
- Инвентарь: В эту категорию входят товары для продажи, частично готовые товары и сырье.
- Основные средства: Эта классификация активов охватывает вещи, которые вы покупаете, которые нельзя легко превратить в наличные деньги так, как это может сделать инвентарь. Активы хранятся на долгий срок, в отличие, скажем, от канцелярских товаров. Примеры основных средств включают компьютеры, автомобили, мебель, здания и землю.
Классификация также разделяет активы на текущие и долгосрочные категории. Текущие активы - это те, которые будут использованы в следующем году. Долгосрочные активы сохраняются в течение следующих 12 месяцев. Бухгалтеры также классифицируют материальные и нематериальные активы отдельно. Материальные активы включают физические предметы, такие как грузовики, 3D-принтеры и инвентарь. Нематериальные активы - это нефизическая собственность, такая как патенты, авторские права и гудвилл клиента.
Классификация и финансовая отчетность
Другое значение учета в бухгалтерском учете состоит в том, что данные, записанные в бухгалтерских книгах, в конечном итоге становятся основой финансовой отчетности. Три финансовые отчеты по-разному консолидируют финансовые отчеты компании и по-разному классифицируют счета.
Бухгалтерский баланс имеет три больших класса учета: активы, обязательства и собственный капитал, который остается после вычитания обязательств из активов. Классификация счетов обычно делит их на такие категории, как нераспределенная прибыль, дебиторская задолженность, краткосрочные обязательства и долгосрочные обязательства. Вы не обязаны использовать каждую возможную классификацию активов или классификацию пассивов в балансе. Если, скажем, у вашей компании никогда не было нематериальных активов, вам не нужно писать «Нематериальные активы: $ 0», чтобы указать на это. Сравнивая активы и пассивы компании, баланс дает представление о финансовом состоянии бизнеса.
Отчет о прибылях и убытках показывает прибыльность: какую прибыль приносит компания в месяц? Классификации в отчете о прибылях и убытках включают выручку от продаж, себестоимость реализованных товаров и нерабочий доход. Неоперационные доходы можно разделить на такие категории, как проценты, доходы от аренды и дивиденды. Разбивая классификацию доходов таким образом, можно различить доход, полученный от вашего бизнеса, и доход, полученный от хороших инвестиций. Любой, кто думает о вложении денег в вашу компанию, хочет знать, зарабатывают ли ваши продукты или услуги, поэтому он помогает отличить этот доход от других источников.
Компании, которые регистрируют только операции с наличными, не нуждаются в отчете о движении денежных средств. Предприятиям, использующим учет по методу начисления, он нужен, поскольку в отчете о прибылях и убытках отражаются продажи и покупки, а не платежи наличными. Отслеживание того, сколько наличных денег поступает в компанию и выходит из нее, показывает, достаточно ли у нее денежных средств для осуществления платежей по кредиту или для покрытия заработной платы. Если поступающие денежные средства значительно меньше дохода, возможно, что компания не справляется со сбором дебиторской задолженности. Классификации денежных потоков включают денежные средства от инвестиций, денежные средства от операций и денежные средства от финансирования.
Классификация счетов в бухгалтерских книгах помогает бухгалтерии создавать финансовые отчеты. Если продажа и покупка активов были надлежащим образом учтены, это облегчает просмотр классификаций активов, которые вам необходимо отразить в балансе.
План счетов является ключевой частью преобразования бухгалтерских книг в финансовые отчеты. Диаграмма представляет собой список всех счетов, используемых в главной книге, идентифицируя каждую учетную запись по номеру. Ваша бухгалтерская программа использует диаграмму для определения счетов, таких как доход, обыкновенные акции, денежные средства и амортизация, которые должны быть включены в состав бухгалтерского баланса.
Когда вы составляете диаграмму для своих счетов, настройте ее так, чтобы вам не пришлось менять ее в течение нескольких лет. Если, скажем, у вас нет зданий, но вы планируете купить их в следующем году, стоит включить этот класс активов в график. Не включайте занятия, которые вы не планируете использовать. Если ваш бизнес предоставляет услуги и не имеет инвентаря, нет смысла включать, например, классификацию запасов в диаграмму. Если у вас есть учетные записи, которые включают только небольшие суммы, посмотрите, можете ли вы свернуть их в другие классы учетных записей. Это предотвратит чрезмерную сложность графика.
