В течение многих лет системы хранения файлов развивались от хранения бумажных документов в коробках до сложных программ, которые хранят файлы в электронном виде вне поля зрения. Несмотря на то, что сегодня вы можете выбирать различные варианты, все системы хранения имеют одну главную цель: эффективное управление записями. При наличии различных систем подачи документов важно учитывать характеристики каждой из них, чтобы выбрать наиболее подходящую. Наиболее распространенные системы регистрации файлов просты в реализации и предоставляют средства эффективного управления файлами.
Алфавитная подача
Алфавитная регистрация - самая распространенная система регистрации менее чем 5 000 записей. Подача в алфавитном порядке - это система, в которой вы упорядочиваете файлы по именам отдельных лиц, предприятий, учреждений, агентств, предметов, тем или географических местоположений в соответствии со словарем. Эта система эффективна для файлов имен клиентов или клиентов. При подаче заявок используйте относительный индекс. Указатель представляет собой список в алфавитном порядке названий тем, выбранных для представления каждого предмета. Обратитесь к относительному индексу, чтобы узнать, под каким названием темы подать запись.
Числовая подача
При настройке числовой системы хранения файлов упорядочивайте файлы в последовательном порядке, используя номера непосредственно из записи или назначенного номера. Большинство систем используют индекс для извлечения файлов. Числовая система регистрации повышает производительность благодаря увеличенной скорости подачи и определения местоположения файла.Он также обеспечивает точную идентификацию и обеспечивает большую конфиденциальность. Он способен к бесконечному расширению, и вы можете использовать его для более чем 5000 записей, в отличие от алфавитных систем хранения.
Альфа-цифровая подача
Буквенно-цифровая подача использует комбинацию имен и чисел. Вы обычно используете этот тип системы регистрации с именами и номерами субъектов. Упорядочите файлы в соответствии с алфавитным разделением или предметным заголовком, затем по категории номера. Необходимо использовать относительный индекс для буквенно-цифровых файлов. В индексе будут перечислены числовые коды, присвоенные каждому буквенному разделению.
Безбумажные системы подачи
Безбумажные системы хранения документов становятся обычными для многих предприятий и домов. Это решает потребность в физическом месте для хранения и проблему потерянной или неуместной информации. Система безбумажной регистрации обеспечивает общий доступ для нескольких отделов. Хотя общий доступ обеспечивает доступ к записям по требованию, вы можете установить права пользователя на просмотр, редактирование, создание или удаление файлов для управления доступом. Типы систем безбумажной регистрации включают простые программы, серверы документов и системы управления документами.
