То, как вы решите организовать свои офисные файлы, имеет важное значение для эффективности и производительности. Система регистрации должна основываться на том, как файлы используются в офисе, какие функции файла чаще всего упоминаются и как файлы запрашиваются в устной форме. Ответы на эти вопросы помогут вам определить лучшую систему для организации ваших файлов.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Шкаф
-
Файловые папки
-
Метки файлов
Определите, будете ли вы организовывать файлы в алфавитном порядке по темам, численно с использованием заранее определенной системы нумерации или в хронологическом порядке по дате создания или дате исполнения. Создайте временные и постоянные файлы. Временные файлы в настоящее время являются активными файлами, которым назначена дата окончания, когда файл может быть либо уничтожен, либо помещен в архивированные файлы. Примеры временных файлов включают текущие проекты, элементы действий и материалы для чтения. Постоянные файлы - это файлы, доступ к которым осуществляется не так часто, но их необходимо хранить в архивах для дальнейшего использования.
Запишите названия и определения ваших ярлыков в документе, на который можно сослаться. Например, если вы используете систему цифровой регистрации, запишите тему, которой соответствует каждый номер, и перечислите примеры документов, которые будут включены в эту тему. Это помогает поддерживать последовательность при подаче документов.
Создание свай для временных документов, постоянных документов и мусора. Сортируйте документы, прежде чем включать их в систему регистрации. Не храните то, что не нужно сохранять.
Выберите место для хранения файлов. Вы можете решить, что временные активные файлы должны храниться в ящике стола, где они легко доступны. Файлы, которыми обмениваются сотрудники, должны находиться в центре офиса. Если вы работаете с файлами, которые должны быть защищены, например, с файлами, содержащими личную информацию клиентов, используйте запираемый шкаф для файлов и определите, кто в офисе будет иметь доступ.
Создайте свои файлы. Помечайте файлы вашей алфавитной, числовой или хронологической системой. Помните, что, хотя вы хотите быть конкретным с названиями этикеток, вы также хотите, чтобы заголовки были достаточно широкими, чтобы охватить несколько типов документов. Например, вместо того, чтобы маркировать файл определенным названием собрания, создайте файл для собраний, на которых присутствовал год, и сохраните в нем все соответствующие документы. Это удерживает вас от создания многочисленных файлов, в которых когда-либо будут храниться только один или два документа.
подсказки
-
Помните, просто всегда лучше. Старайтесь избегать сложных систем регистрации, которые вам и сотрудникам будет сложно запомнить. Используйте файл Tickler для конкретных задач, таких как оплата счетов или выставление счетов. Организуйте свой файл Tickler по месяцам или дням, в зависимости от задач, и очистите файл по мере выполнения задач, выбрасывая документы или перемещая их в постоянный файл.
