Все организации нуждаются в хорошем управлении записями с момента создания записей до их удаления из системы. Отсутствующие или плохо спланированные системы регистрации приводят к трудностям при подаче и получении записей или к недостаточной эффективности управления потоком информации. Они также могут создавать юридические проблемы из-за потерянных записей или неаккуратного ведения записей. Хорошо спроектированные системы регистрации используют алфавитные, буквенно-цифровые или числовые кодовые метки, обеспечивая эффективное управление записями и создавая более профессионально управляемые организации.
Разъяснение числовых систем хранения
Числовые системы регистрации присваивают номера каждому файлу или записи, содержащей информацию. Нумерация может быть получена из самой записи (т.е. номеров заказов на покупку), нумерации файлов в порядке генерации записи (от 1 до 1000), с использованием нумерации по разделам, где файлы нумеруются по разделам - или категориям - как 100, 200, 300 и т. Д.., принадлежат к конкретным предметным подзаголовкам или используют десятичные дроби (аналогично десятичной системе Дьюи). Цифровые системы регистрации часто включают индекс файла, чтобы помочь в поиске записи.
Организация и поддержание порядка
Числовое кодирование позволяет сдвигать целые разделы записей при сохранении правильной последовательности. Записи подаются последовательно, справа налево и сверху вниз. Прямо-числовые файлы организованы в порядке возрастания - от минимального к большему. Дуплексно-числовые файлы имеют два или более наборов чисел, разделенных тире, запятыми или пробелами и поданных начальным набором, за которым следуют последующие номера. Индексные файлы хронолого-цифровых систем по годам, месяцам и дням.Терминально-цифровые и числовые системы позволяют группировать файлы на полках, упорядочивать файлы по последнему номеру (длиной от двух до четырех цифр) в качестве основного элемента подачи и последовательно регистрировать записи по последнему номеру, среднему числу, а затем по первому номеру. Требования к пространству на полках легко определяются путем группировки записей по числовым разделам - 10, 100, 1000 записей на полку или стеллаж. Кроме того, организация записей дополнительно дополняется индексацией файлов.
точность
Системы хранения больших объемов - файлы, которые часто извлекаются и повторно регистрируются, - в сочетании с метками с цветовой кодировкой ускоряют поиск и повторное хранение файлов и устраняют путаницу, когда число падает в последовательности. Например, в системах с терминальными цифрами конечное число кодируется одним цветом, среднее число получает отдельный цвет, а первое число получает свой собственный цвет. По мере изменения первого, среднего и последнего числа меняется и цвет. Цвет действует как визуальная подсказка для увеличения скорости и эффективности подачи.
Скорость подачи
Цифровые системы хранения в сочетании с цветовым кодированием увеличивают скорость записи и извлечения записей - даже при извлечении файла означает, что обращение к индексу для определения номера файла - потому что файловый клерк мгновенно осознает местоположение файла по файловой группе. В случае слияния организаций, когда отдельные организации имеют разные системы нумерации, числовые коды менять не нужно. Добавление файлов в файловую комнату происходит быстрее, поскольку файлы с меньшими номерами (6 цифр) хранятся слева от файлов с более высокими номерами (7 цифр).
конфиденциальность
Цифровые системы регистрации позволяют точно идентифицировать конкретные записи, сохраняя при этом конфиденциальность, что особенно важно в медицинских записях, записях клиентов и сотрудников, устраняя любые личные идентификационные маркеры. Цифровые системы регистрации легко соответствуют правилам HIPAA.
