Структура закупочной организации варьируется от одного человека, ответственного за закупки, до крупного централизованного отдела или децентрализованной организации со специалистами по закупкам, работающими в отдельных местах или бизнес-единицах. Получение правильной структуры очень важно, потому что закупки, как правило, составляют половину расходов организации, согласно «Справочнику по бизнесу». Это также играет важную роль в конкурентной стратегии компании.
Индивидуальная ответственность за закупки
На начальном этапе или в малом бизнесе ответственность за закупки может взять на себя один человек, например финансовый директор. В качестве альтернативы, отдельные члены управленческой команды, такие как менеджер по производству, офис-менеджер или менеджер по маркетингу, могут приобретать продукты или услуги для удовлетворения своих собственных требований департамента. В этом сценарии у компании не будет последовательной процедуры закупок, и у нее не будет никакой покупательной способности, чтобы договариваться о лучших сделках с фрагментированной группой поставщиков.
Отдел закупок
По мере роста компания может назначать менеджера по закупкам с профессиональной квалификацией. Компания может также нанять одного или нескольких помощников по закупкам, если масштабы закупок возрастут. Менеджер или команда берет на себя ответственность за приобретение расходных материалов для всех отделов, обсуждение их требований, определение поставщиков и обработку заказов. Координируя закупки, компания может размещать крупные заказы у предпочтительных поставщиков. Возможно, удастся договориться о снижении ставок и навязать поставщикам согласованные стандарты качества.
Централизованная структура закупок
Компании с несколькими местоположениями, операционными отделами или бизнес-единицами могут выбирать централизованные или децентрализованные структуры. В централизованной модели ответственность за закупки от имени компании несет один отдел закупок. Отдел, который может состоять из директора по закупкам, менеджеров и помощников, устанавливает стандартные политики и процедуры для всей организации с целью снижения затрат, повышения эффективности закупок и достижения постоянного качества. Чтобы улучшить обслуживание в разных местах, отдел может назначить специалистов, ответственных за закупку определенных категорий поставок.
Децентрализованная структура закупок
В децентрализованной модели компания делегирует полномочия по закупкам местам и подразделениям. Менеджеры по закупкам и помощники закупают материалы для местных нужд, хотя они могут получать поддержку от небольшого центрального подразделения. Хотя децентрализованная структура дает автономию и уменьшает узкие места, это может привести к неэффективности закупок, несовместимым стандартам и увеличению общих затрат на закупки.
Модель стратегического сорсинга
Компании, которые нуждаются в основных поставках, таких как важнейшие инженерные компоненты, или хотят согласовать качество с широким кругом поставщиков, перешли от традиционной практики закупок к долгосрочным отношениям со стратегическими партнерами по поставкам. Члены группы по закупкам, ответственные за стратегические источники, сосредотачиваются на критических поставках, оставляя закупки товаров для других членов команды. Команда стратегического сорсинга заключает долгосрочные контракты на поставку и сотрудничает с партнерами по поставкам с целью снижения затрат, согласования уровней качества и производства, а также осуществления совместных проектов по разработке продуктов.
