Личная информация, указанная в заполненной форме W-9, необходима для обработки платежной ведомости и отчетности о платежах в налоговую службу. В качестве наилучшей практики, запросите заполненный W-9 в первый день работы вашего сотрудника и отправьте запрос W-9 любым новым подрядчикам. Если подрядчик не подчинится, отправьте официальное письмо с приятным, но твердым запросом на заполненную форму.
Форма W-9 Основы
Форма W-9 - это документ IRS, в котором указаны имя налогоплательщика, адрес, федеральная налоговая классификация и номер социального страхования или идентификационный номер работодателя. IRS не требует, чтобы компании держали W-9 в архиве. Однако предприятия обязаны собирать и сообщать личную информацию, указанную в форме, для всех сотрудников, а для подрядчиков они платят более 600 долларов в год. Сбор W-9 - это удобный способ сделать это. Из-за этого у компании должен быть файл W-9 для каждого сотрудника и подрядчика.
Запрос W-9
Чтобы обеспечить получение W-9 от всех сотрудников, включите форму W-9 в обязательные документы первого дня для новых сотрудников. Требовать от новых сотрудников заполнить все документы на месте и вернуть их представителю отдела кадров до конца первого дня.
Когда вы приобретаете нового подрядчика или поставщика, приложите форму W-9 с первоначальным контрактом. В письме-запросе W-9 попросите вашего поставщика заполнить и вернуть форму как можно скорее. Рассмотрите возможность реализации политики оплаты только поставщиков с действительным W-9 в файле и отметьте эту политику в письме-запросе.
После
Если у вас возникли проблемы с получением заполненного W-9 от каких-либо сотрудников или подрядчиков, тактично, но твердо сообщите, что W-9 необходим, прежде чем можно будет произвести оплату. Объясните сотрудникам, что информация в форме необходима для обработки заработной платы и выдачи им зарплатных чеков. Если поставщик не возвращает W-9 в течение недели или двух, отправьте второе письмо-запрос, чтобы продолжить. Если у вас есть документированная политика, напомните поставщику, что вы не можете оплатить ее без формы в файле. IRS требует, чтобы вы сделали официальный запрос на W-9, поэтому сохраните копию этого письма в файле.
Нет W-9
Если на конец года у вас нет W-9 для поставщика, вам все равно необходимо сообщить о платежах в IRS. Заполните и отправьте форму 1099-MISC для подрядчика и оставьте номер социального страхования пустым. IRS ответит уведомлением об отсутствии номера, которое вы должны отправить подрядчику вместе с уведомлением об удержании резервной копии и другой копией W-9. Вы обязаны удерживать налоги с будущих платежей этому подрядчику - в настоящее время ставка удержания составляет 28 процентов - и подрядчик будет платить 50 долларов США с IRS.
