Для большинства менеджеров дисциплинирование сотрудников - один из самых неудобных способов борьбы. Менеджеры несут ответственность за написание писем о дисциплинарном взыскании, которые остаются в файлах сотрудников для документирования нарушений сотрудника. Эти письма выполняют две функции: уведомлять сотрудника о том, что с ним произойдет в результате его нарушения, и служить постоянной записью о неправомерных действиях сотрудника в его файле.
Загрузите в принтер фирменный бланк. Это письмо станет частью официального файла сотрудника, поэтому вы должны следовать соответствующему протоколу.
Введите полную дату. Пропустите строку и введите имя сотрудника и адрес компании. Даже если вы на самом деле не отправляете письмо по почте, соблюдение надлежащего формата делового письма создаст впечатление профессионализма.
Начните письмо, введя имя сотрудника, а затем двоеточие. Пропустить строку.
Начните первый абзац, четко указав природу нарушения. Обратитесь к руководству для сотрудников вашей компании, чтобы сотрудник мог найти правило для себя. Укажите конкретные сведения о нарушении, например, дату, когда произошел инцидент, и укажите других сотрудников, которые были замешаныЧеткое указание этой информации поможет вам, если работник оспорит дисциплинарное взыскание и передаст дело в суд.
Объясните подробно, что работница сделала неправильно и как ей следовало действовать в данной ситуации. Иногда сотрудники нарушают правила, потому что не понимают их четко, поэтому объяснение нарушения и соответствующая информация помогут предотвратить повторное нарушение. Предлагаю встретиться с сотрудником, чтобы подробно обсудить этот вопрос.
Дайте работнику возможность исправить ситуацию, например, написав официальное письмо с извинениями другой стороне. Сообщите ему о сроках подачи ответа или письма.
Сообщите сотруднику ясно и кратко, что она может ожидать в результате этого нарушения. Укажите соответствующие детали для ее текущего наказания, такие как даты любых слушаний или даты вступления в силу прекращения ее работы, если применимо. Если работница может ожидать прогрессивного дисциплинарного взыскания в результате дальнейших нарушений, сообщите ей, какими будут эти наказания.
Предоставьте сотруднику информацию об апелляционном процессе, если применимо.
Спросите сотрудника для официального ответа на его файл; часто этот ответ будет в форме официального письма. Вам нужна эта документация для дела сотрудника на случай, если он передаст дело в суд.
Введите свое полное имя и заголовок. Напечатайте письмо и подпишите свое имя о напечатанном имени синими или черными чернилами.
Сделайте несколько копий письма. Сохраните один экземпляр в файле сотрудника, передайте другой юристу вашей компании и оставьте другой для своих личных дел.
Отправьте письмо работнику по почте или передайте его на имя представителя отдела кадров или административного помощника. Вам необходимо подтверждение того, что сотрудник получил официальное уведомление.
подсказки
-
Сохраняйте тон профессиональный и фактический. Это письмо может быть передано в суд, если работник оспаривает дисциплинарное взыскание, и вы хотите всегда быть профессиональным и справедливым.
