Встречи по бюджету важны, потому что они позволяют вам представить вашему боссу или начальству, где ваш проект находится с точки зрения бюджета. На собрании вы можете обсудить возможные увеличения или уменьшения выделенного бюджета и предложить способы сокращения расходов, чтобы сохранить бюджет в нужном направлении. Заседания по бюджету также позволяют вам просить вашего дела о большем финансировании вашего проекта или работы. Совещания по общему бюджету определяют, как департамент или компания работают в финансовом отношении, и устанавливают цели и пределы для контроля над деньгами и оставаясь прибыльными. Создать бюджетное совещание относительно просто.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Конференц-зал или конференц-зал
-
Почтовый сервис
Определите, кто должен присутствовать на заседании бюджета. Как правило, вы должны пригласить финансового директора вашей компании, вице-президента по финансам или другого человека в команду управления компанией, которая отвечает за финансы. Если вы работаете в более крупной компании, пригласите человека в вашем офисе, который управляет деньгами, например, контролера или менеджера бухгалтерии. Вы также должны пригласить своего босса, менеджера проекта и любых других старших сотрудников, связанных с вашим проектом или отделом.
Проверьте расписание всех, кого вы приглашаете на встречу. Ищите общие открытия, когда все должны быть в городе и в офисе. Некоторые офисные инструменты, такие как Microsoft Outlook, позволяют просматривать расписание и доступность других сотрудников.Если вы не можете получить доступ ко всем расписаниям, спросите их помощников или самих людей, как выглядит их предстоящая доступность.
Выберите продолжительность встречи, например, 30 или 60 минут. Выделите достаточно времени для представления информации о бюджете и оставьте место для вопросов и обсуждения. Если вы считаете, что на представление информации о бюджете у вас уйдет час, выберите продолжительность 90 минут, чтобы выделить дополнительное время.
Выберите день и время для встречи, основываясь на том, когда все доступны и продолжительность встречи. Если ваша встреча продлится 90 минут, выберите первый 90-минутный интервал времени, когда все будут доступны.
Отправьте уведомление о приглашении на собрание по электронной почте и попросите всех получателей ответить, чтобы указать, принимают ли они приглашение на собрание или не могут его сделать. Или установите встречу по старинке, заказав ее лично или через помощника посетителя. Когда вы запрашиваете собрание лично или по электронной почте, кратко представьте общий обзор повестки дня собрания: сокращения бюджета, финансовые отчеты, состояние бюджета и т. Д.
Перенесите встречу, если люди, которые должны быть там, не смогут присутствовать. Выберите следующий доступный слот, когда финансовые руководители и другие необходимые люди будут доступны в течение запланированной продолжительности собрания.
Напомните всем участникам о предстоящей встрече на этой неделе или в то утро. Если вы отправили приглашение на собрание по электронной почте, программное обеспечение может автоматически напомнить участникам электронное уведомление.
подсказки
-
Установите регулярные встречи по бюджету, чтобы встречаться с одними и теми же людьми каждый месяц или неделю, чтобы обсудить бюджеты проектов или отделов.
