Любая встреча или проект более успешны, если задачи назначаются во время встречи и выполняются вне ее. Следуя простой формуле 3W («Что», «Кто» и «Когда») для действий собрания, увеличиваются шансы на продуктивную работу вне времени собрания и вовремя. Правильное назначение действий может уменьшить проблемы, связанные с выполнением. Назначение правильных действий поможет в проверке хороших идей и решений проблем, а также в реализации любых решений, которые были приняты во время встречи.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Бумага или маркерная доска
-
Маркеры для ручки или сухой стирки
Перед закрытием собрания проверьте все действия, которые были определены во время собрания, и определите, нужны ли какие-либо дополнительные задачи. Начните с того, что действия. Задайте вопрос группе: «Какие действия нам нужно предпринять, чтобы достичь отличных результатов проекта?» Это помогает группе понять, что необходимо сделать и почему это важно для проекта или команды. При формулировке элемента действия обязательно используйте глаголы действия и будьте готовы предоставить некоторые сведения о том, что действительно необходимо для того, чтобы считать действие выполненным правильно.
Затем переход в ВОЗ выполнит каждое действие, спросив группу "Кто из лучших людей выполняет эти действия?" Каждое действие должно быть дано кому-то, иначе оно не будет выполнено. Это тот, кто является командой или участником проекта, который согласен нести ответственность и отчитываться за все действия, необходимые для выполнения назначенного действия. Действие может быть назначено наиболее квалифицированному специалисту или подгруппе, или кто-либо на собрании может добровольно выполнить действие. Если действие назначено кому-то за пределами собрания, кто-то на собрании должен отвечать за объяснение назначенного действия человеку, не присутствующему на собрании.
Сделайте часть КОГДА перед тем, как отойти от дел и перейти к закрытию встречи. Спросите группу: «Когда эти действия должны быть выполнены, чтобы мы могли завершить свои проекты вовремя?» Срок выполнения каждого действия должен быть фактической календарной датой, когда действие должно быть выполнено для команды или проекта, чтобы выполнить свою работу. Это никогда не следует оставлять пустым или записывать как можно скорее, потому что дата гарантирует, что кто-то несет ответственность за своевременное выполнение действия. Назначив дату, человек, выполняющий действие, сможет запланировать новое задание вместе со своей другой работой и сможет определить, может ли существовать веская причина, по которой действие не может быть завершено к желаемой дате группы, до того, как оно станет слишком большим. поздно.
После собрания поместите действия 3W в записи собрания и раздайте всем, кто присутствовал на собрании или получил действие. Это документирует все действия и кто несет ответственность, а также когда действия должны быть выполнены.
подсказки
-
Если необходимо провести повторное собрание, то при отправке напоминания об этом собрании следует указать любые действия, которые должны быть выполнены к этой дате, а также обычные сведения о собрании.
