Предложение департамента, как правило, используется для получения ресурсов для новой или расширенной программы, новой услуги или другого способа ведения текущей деятельности, для которого потребуется одобрение расходов бюджета департамента. Он должен быть достаточно кратким, чтобы уважать время принимающего решения, но достаточно полным, чтобы получить одобрение. Предложение может быть ответом на запрос предложения (RFP) или может быть незапрошенным.
Подготовка предложения
Сделайте свое исследование. Внимательно прочитайте запрос предложений или руководство по ведомственным предложениям. Знайте, что они просят (формат, длина, количество разделов). Точно следуйте инструкциям; не импровизировать.
Знайте, кому вы представляете предложение: генеральному директору, правлению или руководителю отдела. Вам нужно будет представить предложение с их точки зрения. Генеральному директору потребуется более стратегический взгляд, тогда как менеджеру потребуются более подробные процедурные детали. Правление будет состоять из обоих, поэтому обе цели должны быть хорошо задокументированы.
Прочитайте стратегический план отдела или его эквивалент. Вам нужно будет показать, как ваше предложение соответствует стратегической цели или ключевому результату. Прочитайте любые другие соответствующие ведомственные документы, особенно те, которые относятся к области, в которой вы работаете.
Разработка предложения
Начните с истории проблемы, которую вы решите, или услуги, которую вы окажете. Опишите необходимость или проведите анализ потребностей. Покажите свое понимание структуры департамента и где это предложение будет соответствовать.
Определите преимущества вашего предложения - количественно, если это возможно. Количественно выделите сильные стороны и возможности и покажите решения слабых сторон и угроз. Опишите варианты и возможные альтернативы с точки зрения относительных затрат и выгод. Провести анализ рисков; включить юридические соображения и определить решения для выявленных рисков. Укажите предпочитаемый вами вариант и покажите почему.
Определите людские и материальные ресурсы, которые потребуются для рекомендуемого варианта, с точки зрения как количества, так и стоимости. Убедитесь, что все ваши претензии точны, и у вас есть ресурсы для предоставления результатов, которые вы обещаете.
Четко укажите временные рамки работы. Включите базовую структуру разбивки работ или диаграмму Ганта, которые оба являются инструментами управления проектами. Если вы не знакомы с ними, то найдите коллегу, который есть. Не забудьте указать имена любых коллег, которые предоставляют значительную помощь, как в устной, так и в предложении.
Перед подачей предложения отложите его на 24 часа. Прочитайте это полностью, и идентифицируйте любые слабости; подтянуть грамматику. Попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, вычитать и, при необходимости, переписать.
Создать резюме. На одной странице или менее укажите важные части предложения. Поместите это как первую страницу. На второй странице должен быть точный указатель или оглавление.
подсказки
-
Если вы хотите выступить лично, попрактикуйтесь в презентации перед зеркалом или представьте коллеге в пробном режиме.
Никогда не обещайте того, что вы не можете доставить, или делать заявления, которые не обоснованы или не соответствуют действительности.
