Большинство отелей проводят ночные проверки или проверки баланса своих гостевых книг.Эти проверки выполняются для обеспечения точности учетных записей гостей, для проверки финансовых транзакций за день и для отслеживания процентов занятости и доходов от номеров, а также для определения, какие гости будут проверять на следующий день. Ночные проверки могут проводиться вручную или в электронном виде, и в общей процедуре много шагов.
Заполните непогашенные проводки
Ночные аудиторы несут ответственность за правильное начисление всех гостевых транзакций за день и их размещение на гостевых счетах. Эти сборы должны быть размещены до точной даты, иначе могут возникнуть путаницы и расхождения при выезде гостя. Некоторые примеры сборов такого типа включают сборы за обслуживание в номерах, телефонные или интернет-услуги, сборы за химчистку, сборы за мини-бар или услуги парковщика.
Согласование статуса номера и тарифов
После просмотра дневного отчета о занятости и отчетов о состоянии уборки, которые составляются каждое утро, ночной аудитор должен согласовать любые расхождения между двумя отчетами, чтобы узнать фактический статус занятости гостиничного номера. Затем он сравнивает записи регистрации гостей с отчетом о номере, чтобы убедиться, что тарифы, указанные или указанные, совпадают. Например, некоторым гостям может быть предложена скидка на корпоративный номер при регистрации, но в системе бронирования она указана в качестве стандартной цены.
Подтвердить незаезд
Когда гости бронируют номера, но не регистрируются, они считаются незаездами. Ночной аудитор должен проверить эту информацию в системе фронт-офиса, чтобы убедиться, что дубликаты бронирований удалены, счета за незаезд выставлены, а номера помечены как свободные. Он также должен сделать отметку в системе, что клиент не появился, чтобы не возникало проблем, когда за неявку взимается плата.
Почтовые номера и налоги
Этот ночной процесс аудита обычно намного проще с автоматизированной системой. Ночной аудитор просто отправляет или взимает плату за фактические цены за ночь в номере и любые применимые налоги для всех занятых комнат. После подтверждения ставок и налогов ночной аудитор создает отчет о стоимости номера и налоговый отчет.
Генерация отчетов
Ночной аудитор создает несколько отчетов, кроме стоимости номера и налогового отчета. К ним относятся ежедневный отчет о работе, отчеты отдельных отделов и отчет о высоком балансе. Ежедневный отчет об операциях состоит из сводки обо всех делах за день и включает такие сведения, как общий доход, кассовые операции на кассе, статистика операций и дебиторская задолженность. Отдельные отчеты отделов включают в себя все транзакции из других гостиничных отделов, таких как ресторан или бар, обслуживание номеров и другие гостиничные зоны. Отчет о высоком балансе просто идентифицирует гостей, которые могут быть близки к достижению кредитных лимитов своего аккаунта.
Заключительные процедуры
Ночной аудитор сравнивает денежные платежи и выплаты, балансирует регистры, а затем создает кассовый ваучер для банка. Затем она создает резервную копию компьютерной системы отеля, чтобы обеспечить сохранение всей информации. Последней процедурой является распространение всех отчетов и информации среди соответствующих сторон, таких как генеральный менеджер, менеджер стойки регистрации и обслуживание номеров или менеджер ресторана.
