Проведение эффективного анализа бизнес-процессов гарантирует, что деятельность вашей компании даст желаемые результаты наиболее эффективным способом. Например, вы можете провести анализ бизнес-процесса перед покупкой нового оборудования или программного обеспечения. Чтобы провести анализ бизнес-процесса, соберите команду людей, представляющих все уровни организации, затронутые любыми изменениями в текущем бизнес-процессе. Сбор нужных людей может помочь вам определить проблемы, определить потенциальные улучшения, назначить руководителей проектов, быстро исправить и разработать долгосрочный план.
Составьте карту вашего текущего процесса. Перечислите критически важные бизнес-процессы, используемые для производства ваших продуктов и услуг. Обсудите проблемы в текущей среде, такие как задержки в получении расходных материалов или проблемы с качеством поставщика. Проведите серию совещаний для команды, чтобы обсудить идеи о том, почему существуют проблемы и как их решать. Проведите исследование, чтобы узнать, как другие компании решают подобные проблемы. Используйте бесплатные инструменты отображения бизнес-процессов, такие как Gliffy, Bonita Open Solution или Questetra BPM, для документирования текущего процесса.
Просмотрите документированные бизнес-процессы, чтобы убедиться, что детали точно отражают работу бизнеса. Например, раздайте процедуры устранения неполадок всему персоналу, обрабатывающему обращения в службу поддержки клиентов. Наблюдайте за персоналом, используя процедуры, и запишите любые отклонения, чтобы определить, нужны ли персоналу дополнительные навыки, знания, обучение или опыт для эффективной работы бизнес-процесса.
Определите потенциальные изменения. Определите, как изменения могут повлиять на текущие процедуры. Наблюдайте персонал, выполняющий задачи, чтобы подтвердить предположения. Интервью с работниками, чтобы узнать их мнение о проблемах, с которыми сталкивается ваша организация. Проведите опрос или проведите фокус-группы, чтобы собрать их идеи для улучшения. Не думайте, что вы знаете правильное решение, такое как покупка нового оборудования или программного обеспечения, не понимая, как новая система влияет на организацию.
Разработайте новый процесс. Перестройка бизнес-процессов предполагает обеспечение соответствия всех процессов для функций компании текущим стратегическим целям. Точная настройка процесса на основе анализа, проведенного в рамках обзора бизнес-процесса. Просмотрите ваш новый процесс с командой, чтобы определить зависимости между организациями и потенциальными проблемами. Документируйте все изменения, рекомендованные группой проверки бизнес-процессов, и публикуйте выводы в бюллетене, электронной почте или другом механизме связи компании.
Оцените вашу реализацию. Измерьте операционные действия, такие как удовлетворенность клиентов, дефекты продукта или затраты, чтобы определить, повлияли ли улучшения, достигнутые в результате вашего обзора. Проводите последующие проверки и соответственно корректируйте свои процессы, если в ожидаемые сроки не было сделано никаких улучшений.
