Протоколы заседаний совета директоров являются юридическими документами и доступны для публичного ознакомления, что делает их важными записями для бизнеса или другого типа организации. Чем они более формальны, тем важнее, чтобы они были утверждены советом директоров до их распространения. Использование нескольких простых рекомендаций для записи и утверждения протоколов поможет вам упростить этот процесс и сократить объем бумажной работы.
Просмотрите процесс записи протоколов собрания, утвержденных организацией. Многие следуют Правилам Приказа Роберта, позволяя секретарю записи использовать и следовать шаблону для ведения заметок и составления заключительных протоколов. Спросите, когда и следует ли вам включать имена членов совета, которые комментируют или задают вопросы, или вам следует защищать их конфиденциальность. Например, вам может потребоваться написать: «Обсуждали, что наш конкурент, корпорация XYZ, использует вводящую в заблуждение рекламу, и с FTC следует связаться», а не «Боб Смит заявил, что, по его мнению, наш конкурент, корпорация XYZ, использует вводить в заблуждение рекламу и FTC следует связаться. Дебби Джонс и Хэнк Джонсон согласились.
Обязательно запишите минуты точно. Попросите членов правления прекратить говорить или председателя подождать, прежде чем начинать новое обсуждение, в любое время, когда вы отстаете в своих заметках. Попросите участников повторить или уточнить любую информацию, которую вы не находите понятной. Повторите движения, которые делают члены совета директоров, включая как оригинальное предложение, так и его окончательную исправленную версию, всякий раз, когда предложение вносится. Делайте это независимо от того, является ли движение вторичным и проходит ли оно. Запишите итоги любых голосов, а не просто заявив, что голосование прошло.
Передайте протокол председателю совета директоров, исполнительному директору или исполнительному комитету, прежде чем отправлять их на полный пансион, если это является процедурой вашей организации. После того, как вы получите разрешение на отправку протокола на полный пансион, отправьте документ каждому члену совета, независимо от того, присутствовала ли она на собрании и будет ли она на том собрании, на котором будут утверждены протоколы. Отправляйте протоколы достаточно рано, чтобы члены совета могли их прочитать, задать вопросы о них, обсудить темы обсуждения и попросить разъяснений.
На следующем собрании совета директоров, которое составляет кворум, назначьте председателя или любого другого члена совета директоров следующего собрания, чтобы дать совету возможность утвердить протокол. Кворум - это минимальное количество членов совета директоров, необходимое для принятия официальных мер. Подождите, пока предложение не будет поддержано, а затем попросите руководителя встречи открыть слово для обсуждения. Во время обсуждения потребуйте, чтобы предложение было сделано, поддержано и принято, если есть какие-либо изменения или исправления, которые необходимо внести в протокол. После обсуждения или если обсуждения не будет, попросите лидера собрания задать вопрос или провести голосование, чтобы утвердить протокол.
подсказки
-
Проверьте, есть ли в вашей организации устав или другое правило, касающееся даты, к которой члены правления должны получать протоколы заседаний.
