В течение напряженного рабочего дня важные детали легко могут быть потеряны или забыты. Тщательный учет является обязательным условием - особенно во время деловых встреч. Протокол служит официальным протоколом встречи. Они должны описать, кто присутствовал во время встречи, что обсуждалось и что было решено. При тщательной подготовке они могут стать одним из наиболее эффективных способов информирования всех и на одной странице о прошлых, текущих и будущих бизнес-решениях.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня встречи
-
Записи заметок или текстовый процессор
Запишите дату, время и место встречи.
Список, в порядке старшинства, все присутствующие.
Укажите, имеется ли кворум, если это необходимо. Не каждое собрание требует кворума или минимального количества участников, чтобы сделать собрание действительным. Однако если кворум требуется и присутствует, это означает, что деловые решения, принятые в ходе собрания, являются действительными и подлежат исполнению. Без кворума бизнес не может действовать.
Опишите процесс в хронологическом порядке. Начните с того, что отметьте, когда и кому была созвана встреча.
Запишите имя каждого человека, который начинает тему, и запишите наиболее важные детали обсуждения.
Запишите имена людей, которые согласны или не согласны с тем, что обсуждается, и кратко изложите характер соглашения или несогласия.
Завершите каждый раздел собрания кратким изложением окончательного решения.
Продолжайте повторять шаги с 5 по 7, пока встреча не закончится.
Составьте официальное резюме встречи на основе ваших заметок. Используйте фирменный бланк и отправьте окончательную копию каждому присутствующему человеку.
подсказки
-
Используйте повестку дня встречи в качестве схемы для ваших протоколов встречи. Повестки дня обычно определяют основные темы встречи. Использование повестки дня в качестве схемы помогает сохранить ваши протоколы организованными.
Несмотря на то, что технологии могут обеспечить определенную экономию времени, Нил Хартман, старший преподаватель по вопросам управленческих коммуникаций в Школе менеджмента Слоана при Массачусетском технологическом институте, в колонке на веб-сайте Forbes предлагает запретить технологии на собраниях, чтобы все были сосредоточены. Если вы решите использовать технологию, которая поможет вам запечатлеть минуты, подумайте о внедрении программного обеспечения без отвлекающих факторов, которое временно блокирует доступ к электронной почте, Интернету или другим программам, помимо простого текстового процессора.
