При определенных обстоятельствах протоколы собраний организации представляют собой юридический документ, который не может быть изменен без голосования совета директоров. Неправильное внесение изменений в протокол может привести к аннулированию или отмене голосов, контрактов, найма и других действий, предпринятых в ходе собрания. Используйте простую процедуру, чтобы убедиться, что вы правильно изменили свой протокол.
Определите, были ли протоколы уже официально утверждены голосованием совета директоров или были представлены только на рассмотрение председателю или исполнительному комитету. Проекты протоколов, за которые не проголосовал совет, могут быть изменены без голосования.
Если предлагаемые изменения вносятся в человека или людей, просматривающих минуты до того, как минуты перейдут на полный пансион, предложите изменения, которые вы желаете. Сравните окончательную предложенную формулировку с первоначально представленными протоколами. Объясните причину изменений. Если все согласны, пусть секретарь внесет изменения в первоначально представленные, неутвержденные протоколы.
Если предлагаемые изменения вносятся в протокол, который еще не утвержден советом директоров и на заседании совета, используйте следующую процедуру:
Пусть председатель внесет предложение утвердить протокол заседания. Подождите, пока движение не будет поддержано. Пусть председатель откроет вопрос для обсуждения. Пусть лицо, предлагающее поправку, представит причину этих изменений. После обсуждения попросите человека, предложившего изменения, внести изменения в протокол и дать точную формулировку предложений. Подождите, пока движение не будет поддержано. Предложите председателю закрыть обсуждение и задать вопрос или провести голосование. Запишите результаты голосования, включая имена тех, кто высказался за, против и воздержавшихся.
Если предлагаемые изменения вносятся в протоколы, предварительно одобренные советом, следуйте той же процедуре для внесения поправок в протоколы, представляемые на утверждение в первый раз.
Попросите секретаря записи или человека, который ведет протокол на собрании, внести изменения в протокол. В верхней части документа, в котором указана дата, когда протокол был первоначально составлен, обратите внимание, что в протокол теперь внесены изменения. Включите дату внесения изменений и имя человека, вносящего изменения в протокол.
