Часто в бизнесе мы обязаны включать сопроводительное письмо, которое будет сопровождать более крупный отчет, который может быть отправлен по почте, специальной доставкой или даже по электронной почте. Официальное сопроводительное письмо имеет очень конкретную цель и должно быть написано таким образом, чтобы оно представляло и описывало содержание, повторяло существенную тему отчета, а также указывало следующие шаги или действия, которые необходимо предпринять.
Написание сопроводительного письма к отчету
Используйте фирменный бланк компании, чтобы составить сопроводительное письмо к отчету, учитывая важность документа, который он сопровождает. Даже если вы используете стационарную электронную почту, рассматривайте ее как бумажное сопроводительное письмо, добавив изображение логотипа компании на странице электронной почты.
Включите дату дня, а также информацию об адресе, включая имя и фамилию, название, название компании, адрес улицы и города, почтовый индекс. Используйте приветствие «Дорогой», за которым следует официальное приветствие, такое как сокращения «Мистер, Миссис или Мисс», если человек является незнакомцем, или «Дорогой» с именем и / или фамилией адресата, если человек известен.
Укажите цель письма в теле письма, используя такие слова, как «Это письмо предоставляет (название отчета) для вашего обзора или комментария (или любого другого желаемого действия). Используйте эту возможность, чтобы кратко изложить содержание доклада. Постарайтесь кратко изложить цель доклада - максимум одно или два предложения.
Обратите внимание на заключение отчета здесь, не раскрывая суть выводов отчета. Вы хотите, чтобы читатель прочитал реальный отчет, а не только сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо должно разжечь аппетит читателя к тому, что будет найдено в окончательном отчете.
Получите официальное заключение или раздел о следующих шагах, в котором вы сообщаете адресату о желаемых действиях. Вы хотите, чтобы они передали документ или подписали документ или координировали большую встречу, чтобы представить результаты? Будьте очень конкретны о следующих шагах, а также о дате и дате, если требуется чувствительное ко времени действие.
Завершите сопроводительное письмо формальной подписью, такой как Сердечно, Очень верно или С наилучшими пожеланиями. Включите имя и заголовок автора письма. Укажите имена других лиц, которые получат отчет и сопроводительное письмо, в списке копий.
