Политика деловой этики, направленная на борьбу с проступками сотрудников, является шагом к созданию атмосферы доверия. Однако даже при наличии строгой политики убедить сотрудников сделать шаг вперед в случае неправомерных действий может стать большой проблемой для владельцев бизнеса. По этой причине поддержка сотрудников посредством программ и действий, которые интегрируют стандарты хорошего поведения в миссию и видение вашего бизнеса, является критически важной.
Начиная
Определите неправомерное поведение на рабочем месте, поскольку это относится к вашему бизнесу. Типичными примерами являются кража, мошенничество, сексуальные домогательства, вопиющее неповиновение, ведение личных дел и отправка или получение личных сообщений электронной почты во время работы. Сообщите это определение новым сотрудникам и нынешним сотрудникам с помощью письменных стандартов поведения и в рамках обучения этике. Защитите свое законное право смотреть, слушать и читать сообщения на рабочем месте, сообщая всем, что мониторинг сотрудников является стандартной деловой практикой. Дополнительным преимуществом прямого и прямого подхода является то, что он часто превращает процедуры мониторинга в профилактические, а не в реактивные средства контроля.
План мониторинга неправомерных действий
Внедрите мониторинг вызовов и компьютерный мониторинг в качестве тактики, чтобы убедиться, что сотрудники выполняют стандартные рабочие процедуры и не ведут личный бизнес на работе. Мониторинг вызовов включает в себя прослушивание в реальном времени случайно выбранных телефонных разговоров или запись и прослушивание их позже. Соблюдайте федеральные законы о конфиденциальности, сообщая абонентам, что их разговор может быть записан в целях контроля качества до начала разговора. Технологии компьютерного мониторинга включают программное обеспечение, которое позволяет вам видеть как то, что на экране, так и хранится в компьютерных терминалах и на жестких дисках. Это полезно для мониторинга использования Интернета и электронной почты, а также для предотвращения мошенничества или кражи. Установите камеры видеонаблюдения на кассовых станциях, в складских помещениях и комнатах отдыха, чтобы предотвратить внутреннюю кражу.
Аудиторские процедуры
Просматривайте записанные на пленку телефонные разговоры и журналы вызовов, компьютерные журналы, ленту видеонаблюдения и отчеты о корректирующих действиях, чтобы выявить ранее необнаруженные случаи неправомерного поведения, а также выявить тенденции поведения. Создавайте и используйте контрольные списки аудита, комментарии и письменные сводки при рассмотрении случаев и тенденций неправомерного поведения. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, проверьте нарушения, выявленные в ходе мониторинга или аудита с сотрудником-нарушителем. Возможно, что информация или наблюдаемые действия были неправильно поняты или вырваны из контекста. Сотрудник должен иметь возможность дать объяснение, прежде чем вы решите, следует ли предпринимать корректирующие действия.
Поощряйте отчетность сотрудников
Поощряйте своих сотрудников сообщать о проступках, подавая хороший пример. Сохраняйте твердую приверженность предотвращению и устранению нарушений. Внедрение политики открытых дверей в управленческой команде, предоставление сотрудникам способов анонимно сообщать о нарушениях и создание культуры, в которой сотрудники рассматривают сообщения о ненадлежащем поведении как обычную часть своей работы. Чем выше ваша приверженность и чем больше вы поддерживаете и поощряете сообщения о ненадлежащем поведении, тем выше вероятность того, что сотрудники последуют вашему примеру и сообщат о случаях ненадлежащего поведения.
