Даже если вы работали недолго, вы знаете, что ведение тщательных записей, оценка текущей практики закупок, поиск новых поставщиков и уверенность в том, что ваши операционные системы разработаны эффективно, являются ключами к организованному отделу закупок., Независимо от того, были ли вы привлечены для того, чтобы преобразовать существующее разделение из хаотического в организованное, или вы просто хотите быть уверенными, что все движется эффективно, с небольшими затруднениями, эта статья может указать вам верное направление.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Программного обеспечения
-
Закупочные документы
-
Руководство по политике
-
Проверенная операция хранения / инвентаризации
-
Система безопасности (опционально)
Начните проверку файлов и методов отдела закупок, чтобы оценить текущую систему. Следите за товарами, заказанными для сотрудников или отделов, и проверяйте эффективность работы авторизованных поставщиков. Посетите глав отделов, чтобы обсудить их предыдущий опыт покупки. Получите отзывы о том, как улучшить методы обработки, отслеживания и выполнения в отделе.
Получите разрешение на разработку нового руководства по политике отдела закупок на основе отзывов, полученных от руководителей департаментов, если нет текущего руководства или стало очевидно, что текущая версия не работает. Напишите, отредактируйте и разошлите проекты соответствующим лицам, принимающим решения. Отправьте копии публикации руководителям, чтобы у них была ссылка на будущие запросы на покупку.
Аудиторские документы, которые ваша компания использует для проведения закупочных операций. Изучите язык заказа на поставку, пересмотрите тендерную документацию и формы вашей компании, оцените заявку на коммунальные поставки и другие документы. Внесите изменения, если это необходимо, для повышения безопасности и эффективности доставки заказанных товаров.
Изучите и проанализируйте инвентарь запасов компании, которые в настоящее время хранятся на складе или за его пределами. Проверьте все запасы по существующей документации. Отметьте переизбытки и дефицит предметов, которые пользуются постоянным спросом, например, канцелярские товары. Оцените, как покупки откладываются и доставляются сборщиками и упаковщиками. Внести улучшения в способ их складирования, чтобы сократить неэффективность.
Оцените текущие операции по складированию, комплектации и упаковке, особенно если небрежность привела к краже, неучтенным запасам и задержкам в своевременной доставке товаров работникам. Изучите целесообразность установки системы безопасности, если она еще не установлена, в качестве средства сдерживания преступности в местах хранения.
Разработать программу контроля качества, чтобы сборщики, упаковщики, бухгалтерия и закупки получали критическую информацию о поставках одновременно. в частности, поскольку эта информация относится к заказам, забастовкам, дефектным или поврежденным товарам - неожиданным обстоятельствам, которые могут повлиять на получение и расход материалов, поступающих через отдел закупок.
Будьте в курсе тенденций отрасли, чтобы изучить новые методы организации работы отдела закупок. Создайте стандартный отчет о ходе работ, чтобы вы могли методично обновлять информацию о состоянии элементов, которые они размещают в заказе, чтобы вы не тратили половину своего дня на ответы на один и тот же вопрос: «Когда можно ожидать, что я получу заказанные блокноты? в июле?"
