Когда перед нами стоит задача организовать административный отдел, лучше всего сосредоточиться на наиболее эффективных способах повышения эффективности, минимизации потерь и максимизации индивидуальных талантов административного персонала. Хотя некоторые процессы будут различаться в зависимости от потребностей высшего руководства и размера вашего офиса, вы можете внедрить базовые методы для обеспечения бесперебойной работы и повышения эффективности офиса.
Повысить эффективность. Внедрить ориентированный на производительность подход к деятельности. Организуйте ежедневные и еженедельные задания с упором на высокую производительность, а не на составление длинных списков задач.
Структурируйте и интегрируйте наиболее важные административные функции вашего офиса среди старшего персонала. Задайте старшим сотрудникам управление отчетами о расходах и предоставление административной поддержки одному или нескольким членам руководства, а не всему офису.
Делегируйте административные задачи, такие как открытие почты, автоответчик и набор текста, административному персоналу начального уровня, включая административных помощников, секретарей и стажеров.
Поддерживайте деятельность, которая не приносит пользы всей организации.Избегайте действий, которые не соответствуют целям, поставленным высшим руководством. Например, исключить практику планирования личных поездок в последнюю минуту или делегировать задачу сотруднику более низкого уровня, который может поднимать и отпускать задачи, не оказывая негативного влияния на рабочий процесс.
Реализуйте стремление руководства к переменам. Часто сокращение является необходимым компонентом для изменения в административном офисе, особенно если административный отдел не работает сплоченно, чтобы принести пользу всей организации. Примером может служить офис, полный исполнительных помощников, работающих индивидуально для удовлетворения потребностей высшего управленческого персонала независимо от организационных потребностей.
Информация о зарплате за 2016 год для секретарей и административных помощников
По данным Бюро статистики труда США, секретари и помощники по административным вопросам в 2016 году получали среднюю ежегодную зарплату в размере 38 730 долл. США. С другой стороны, секретари и административные помощники получали зарплату 25-го процентиля в размере 30 500 долларов, что означает, что 75 процентов заработали больше этой суммы. Зарплата 75-го процентиля составляет 48 680 долларов, то есть 25 процентов зарабатывают больше. В 2016 году в США в качестве секретарей и административных помощников было занято 3 990 400 человек.
