Безбумажный офис может помочь окружающей среде, но он может создать головную боль процесса, если адекватная система рабочего процесса не внедрена. Перемещение всего в цифровое пространство требует установления процедур управления документами и документооборота, которые гарантируют, что при переходе ничего не потеряно. Когда физические почтовые ящики уходят в мусорные ведра истории, виртуальные должны заменить их.
Going Digital
В безбумажном офисе цель состоит в том, чтобы переместить все возможное онлайн. Распечатанные документы сканируются и помещаются в общую папку на вашей компьютерной системе, где авторизованные пользователи могут получить к ним доступ. В дополнение к экологическим преимуществам, хорошо управляемый безбумажный офис может облегчить поиск информации, чем в традиционных системах хранения. Папки в виртуальном архиве хранят более старые документы, поэтому они не загромождают часто посещаемые области, но по-прежнему доступны при необходимости.
Общие календари
Перемещение расписаний сотрудников в общий календарь позволяет работодателям управлять временем отпуска и другими вопросами, которые влияют на график работы. Это также позволяет коллегам отслеживать встречи и другие запланированные события. Команды, которые совместно используют рабочие календари, могут отслеживать, кто находится, а кто нет на работе, и могут структурировать рабочий процесс в проектах с учетом этого. Например, возможность увидеть, что ключевые заинтересованные стороны едут на конференцию в конце недели, может побудить кого-то быстрее завершить разработку проекта ключевого документа или контракта, чтобы эти заинтересованные стороны могли предложить свой вклад до содержание завершено.
Управление документами
Безбумажные офисы нуждаются в системе, которая предписывает, как документы должны храниться и храниться. Создайте соглашение об именовании документов и структуру папок, чтобы их было легко найти. Системы управления документами часто позволяют как «проверять», так и отслеживать изменения. Это не позволяет нескольким людям одновременно работать с документом и обеспечивает контроль версий. Требование, чтобы документы обновлялись в общем расположении, уменьшает проблемы, которые возникают, когда пользователи загружают файл, делают обновления и отправляют их по электронной почте, а затем не поддерживают официальную версию.
Управление проектом
Программное обеспечение для управления проектами помогает отслеживать основные этапы и сроки проекта. Вам понадобится система, которая может отслеживать задачи и графики проекта и позволять сотрудникам указывать, когда что-то было выполнено. Уведомления должны предупреждать кого-то, когда новая задача требует ее внимания. Отдельные лица могут отслеживать свои собственные проекты, в то время как менеджеры могут получить целостное представление о том, что делается в команде, и перераспределять ресурсы по мере необходимости. Проекты должны архивироваться в цифровом виде после завершения вместе с извлеченными уроками, чтобы передача знаний могла легко произойти, когда аналогичный проект начнется позже.
