Как организовать и отслеживать несколько меняющихся задач

Задача - это единица работы. Объем задачи может варьироваться от вопроса, требующего минимального труда, до вопроса, требующего значительного труда, для выполнения которого требуется множество подзадач. Задачи, как правило, связаны с конкретными, ограниченными во времени целями и задачами. Таким образом, организация и отслеживание задач важны для достижения целей и задач. Передавая задания на бумагу или компьютерную программу, вы берете под свой контроль свой день и, в конечном счете, свои краткосрочные и долгосрочные цели и задачи.

Предметы, которые вам понадобятся

Список дел
Календарь

Просмотрите список задач и поместите числовое значение для каждого элемента на основе его измеренного приоритета. Это упорядочивает ваши действия таким образом, чтобы дать вам наилучшую возможность оказать наибольшее влияние в течение дня. Расставьте приоритеты задач, решая важность каждой задачи для ваших целей и задач. Некоторые задачи будут сопровождаться естественным чувством срочности, в то время как другие могут дать вам паузу, чтобы оценить, имеют ли они какое-либо реальное значение вообще.

Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи. Укажите временной диапазон, который устанавливает минимальное и максимальное время для выполнения каждой задачи. Время, необходимое для выполнения задачи, может повлиять на ее приоритет на день. Например, простая задача, выполнение которой занимает пять минут, может иметь приоритет над задачей с относительно большей важностью, для выполнения которой требуется от трех до пяти часов. Задачи, требующие более длительных периодов времени для выполнения, естественно, должны быть записаны в календаре на более длительный период времени.

Установите сроки для каждой задачи. Сроки фокусируют ваше внимание и поощряют ваше соблюдение. Некоторые задачи будут иметь сроки, установленные внешними сторонами, такими как установленные клиентами или внешними организациями. Другие задачи потребуют от вас установить крайний срок. Это будет зависеть от таких факторов, как количество времени, необходимого для выполнения задачи, и от того, требуется ли труд других для выполнения задачи. Кроме того, при делегировании назначений задач это помогает доставлять запросы со сроками, которые немного раньше, чем ваш собственный срок выполнения задачи.

Расписание задач. Это включает в себя решение, как организовать задачи и действия в вашем календаре. При планировании учитывайте естественные отношения между задачами. Вы получите наибольшую эффективность, объединив схожие задачи, например, выставив счета для разных проектов за один раз. Кроме того, учитывайте ваши личные энергетические пики в течение дня при планировании задач. Если ваши умственные способности достигают пика в утренние часы, запланируйте задания, которые требуют оптимального умственного внимания в течение этого времени. Если ваша энергия падает к 3 часам вечера, это может быть лучшее время для планирования простых дел.

Быть гибким. Вы можете расставлять приоритеты, устанавливать сроки и планировать задачи таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ваше время, только чтобы получить звонок от того, чей собственный список срочности требует вашего времени и внимания. Не позволяйте этому сорвать ваши усилия. Методы управления временем включают учет гибкого времени в вашем ежедневном графике. Кроме того, если это приемлемый вариант, установите определенные периоды времени как «время без сбоев» для задач, требующих высокого уровня концентрации.

Отслеживайте и отмечайте ваши успехи. Разработайте визуальную блок-схему или график вашего списка задач, в котором перечислены действия. Разработайте отдельные блок-схемы действий для основных задач, которые включают ряд подзадач. По мере выполнения задач и подзадач вычеркивайте их из своего списка. В конце каждого дня и в конце каждой рабочей недели проверяйте свой прогресс и реорганизуйте свои задачи, добавив новые списки и графики для нового дня и новой недели.